پیگیری چک و سفته چگونه انجام می‌شود؟

در کسب‌وکارهایی که با چک و سفته کار می‌کنند، پرهزینه‌ترین اشتباه، از دست دادن تاریخ سررسید است. چکی که برای وصول ارائه نشده، سفته‌ای که پرداخت نشده، اوراق بهاداری که در دست فراموش شده — همه این‌ها هزینه بردارند.

بیشتر کسب‌وکارها این پیگیری را در اکسل انجام می‌دهند. تا حجم مشخصی کار می‌کند؛ بعد از آن یک تاریخ جابجا می‌شود.

دو جهت، دو منطق

چک‌ها/سفته‌هایی که دریافت می‌کنید معادل مطالبات شما هستند. این‌ها برای شما نوید یک درآمد هستند؛ باید در روز سررسید وصول شوند.

چک‌ها/سفته‌هایی که پرداخت می‌کنید، برعکس، معادل بدهی شما هستند. در روز سررسید باید به همان اندازه در حساب شما موجودی وجود داشته باشد.

نگاه به این دو جریان به صورت جداگانه امری ضروری است. هنگامی که سررسید چک‌های دریافتی شما با سررسید چک‌های پرداختی‌تان تلاقی پیدا کند، به خاطر طلب وصول نشده‌ای که دارید، بدهی غیرقابل پرداختی به وجود می‌آید — و مشکل زنجیره‌وار از همین‌جا آغاز می‌شود.

سه وضعیت چک دریافتی

وقتی مشتری چکی به شما می‌دهد، می‌توانید از آن به سه روش استفاده کنید:

نگهداری در سبد اسناد (پورتفیو). چک نزد شما منتظر می‌ماند و در روز سررسید برای وصول به بانک ارائه می‌شود. ساده‌ترین سناریو.

ظهرنویسی (پشت‌نویسی). چک را به عنوان پرداخت به تامین‌کننده خود منتقل می‌کنید. دیگر دست شما نیست اما مسئولیت شما همچنان باقی است: اگر چک برگشت بخورد، ممکن است به عنوان پشت‌نویس مسئول شناخته شوید.

تنزیل کردن در بانک. بدون انتظار برای سررسید و در ازای پرداخت کارمزد، آن را زودتر به وجه نقد تبدیل می‌کنید.

این سه وضعیت از نظر پیگیری با هم متفاوت هستند. اینکه فکر کنید چکی که ظهرنویسی کرده‌اید هنوز در سبد اسناد شماست، یکی از شایع‌ترین اشتباهات در ردیابی است.

چرا اکسل کافی نیست؟

جدول اکسل مانند یک عکس است؛ تا زمانی که آن را باز نکنید و نگاه نکنید، به شما هشدار نمی‌دهد. اگر فراموش کنید در روز سررسید جدول را باز کنید، چک دست‌نخورده باقی می‌ماند.

مشکل دوم، مرتبط نکردن چک با حساب جاری است. شما از مشتری چکی به ارزش ۵۰,۰۰۰ لیر دریافت کرده‌اید؛ اگر این چک برگشت بخورد، طلب شما دوباره به جریان می‌افتد. اگر در اکسل، چک و حساب‌های تفصیلی در جداول جداگانه‌ای باشند، این ارتباط از بین می‌رود.

سوم، تاریخچه وضعیت چک است. یک چک می‌تواند مسیری مانند «در سبد اسناد ← ظهرنویسی شد ← برگشت خورد ← عودت داده شد» را طی کند. ردیابی این موضوع در یک سلول غیرممکن است.

ست فقرات جریان نقدینگی

چک‌ها و سفته‌ها در واقع جریان‌های نقدی تاریخ‌دار برای آینده هستند. هنگامی که به درستی پیگیری شوند، جدول نقدینگی هفته‌های آینده را به طور خودکار ایجاد می‌کنند.

وقتی روزی که قرار است چقدر چک وصول کنید را در کنار روزی که قرار است چقدر پرداخت انجام دهید قرار می‌دهید، تنگنای نقدینگی را از هفته‌ها قبل پیش‌بینی می‌کنید.

ما نحوه تنظیم این نمای کلی را در مقاله گزارش وصولی‌ها و پرداخت‌های آتی توضیح داده‌ایم. برای مدیریت مطالبات سررسید گذشته می‌توانید به این مقاله مراجعه کنید.

مرتبط کردن چک‌ها و سفته‌ها با حساب تفصیلی مربوطه، مغایرت‌گیری را نیز آسان‌تر می‌کند؛ نگاهی به مقاله نحوه پیگیری حساب‌های جاری بیندازید.

سوالات متداول

اگر چک برگشت بخورد چه باید بکنم؟

ارائه چک به بانک و انجام مراحل ثبت چک برگشتی هم برای پیگیری قانونی و هم برای به‌روزرسانی صحیح موجودی حساب جاری ضروری است. از آنجا که طلب شما احیا می‌شود، ثبت شما باید این موضوع را منعکس کند.

آیا می‌توانم با چک مدت‌دار فاکتور پرداخت کنم؟

شما می‌توانید با ظهرنویسی چک پرداخت انجام دهید. اما مسئولیت پشت‌نویسی خود را فراموش نکنید؛ اگر چکی که منتقل کرده‌ید برگشت بخورد، ممکن است طرف مقابل به شما مراجعه کند.

آیا تفاوت بین چک و سفته برای پیگیری مهم است؟

چک یک ابزار پرداخت است که به محض رویت باید پرداخت شود، در حالی که سفته یک سند بدهی مدت‌دار است. راه‌های پیگیری قانونی آن‌ها متفاوت است؛ اما منطق پیگیری سررسید و وصول به طور مشابهی کار می‌کند.

آیا کسی که دسته چک ندارد می‌تواند با سفته کار کند؟

بله، برای سفته نیازی به رابطه بانکی نیست. به همین دلیل است که سفته در کسب‌وکارهای کوچکی که دسته چک ندارند، رایج‌تر است.

پیگیری چک و سفته بیشتر از اینکه به روزرسانی یک جدول باشد، مدیریت تقویم سررسیدها است. وقتی به درستی راه‌اندازی شود، تاریخ‌های سررسید از دست رفته و مشکلات پرداخت زنجیره‌وار تا حد زیادی از بین می‌روند.

با باز کردن یک حساب رایگان در Qolay.App می‌توانید اوراق دریافتی و پرداختی خود را به همراه سررسیدهایشان پیگیری کنید.