اولین قدم سند الکترونیکی، طولانیترین قدم
درخواست مهر مالی (مالی مۆهور) و امضای الکترونیکی
آیا به مهر مالی نیاز است یا امضا، کدام یک برای چه کسی؟ مراحل درخواست، زمان تحویل، مشکلات پین و قفل و زمان تمدید را توضیح دادهایم.
بیشتر برنامههای انتقال به صورتحساب الکترونیکی در یک نقطه متوقف میشوند: مهر مالی هنوز آماده نشده است.
در حالی که این، اولین و آسانترین مرحله برای انجام در روند کار است. این فرآیند فقط روی تقویم خودش پیش میرود و نمیتوان آن را عجله انداخت.
مهر مالی یا امضای الکترونیکی؟
تفاوت ساده است: مهر مالی متعلق به اشخاص حقوقی و امضای الکترونیکی متعلق به اشخاص حقیقی است.
اگر شرکت با مسئولیت محدود یا سهامی دارید، مهر مالی دریافت میکنید. مهر متعلق به خود شرکت است، نه یک شخص؛ حتی اگر مدیران تغییر کنند، مهر در شرکت باقی میماند.
اگر کسبوکار انفرادی دارید، میتوانید از گواهی الکترونیکی واجد شرایط (امضای الکترونیکی) استفاده کنید. این گواهی به نام خود شما صادر شده و علاوه بر سند الکترونیکی، در بسیاری از امور رسمی دیگر نیز استفاده میشود.
برای صاحبان مشاغل آزاد نیز امضای الکترونیکی کافی است؛ ما در مقاله رسید خوداشتغالی الکترونیکی (e-SMM) به این موضوع پرداختهایم.
تقاضا چگونه ثبت میشود؟
درخواست مهر مالی از طریق مرکز صدور گواهی عمومی انجام میشود. مراحل به ترتیب عبارتند از:
۱. فرم درخواست به صورت آنلاین تکمیل میشود؛ اطلاعات شرکت باید با شماره شناسایی مالیاتی مطابقت داشته باشد.
۲. فرم توسط شخص مجاز امضا شده و در صورت لزوم با امضای فیزیکی ارسال میگردد.
۳. پرداخت انجام میشود.
۴. مهر به همراه کارت هوشمند و کارتخوان از طریق پست به آدرس تحویل داده میشود.
مدت زمان تحویل معمولاً چند هفته طول میکشد. اقدام برای ثبتنام در فاصله یک ماه مانده به تاریخ الزام، یک برنامهریزی پرخطر است.
پس از دریافت کارت
بیشتر افرادی که کارت به دستشان میرسد در این مرحله برای بار دوم متوقف میشوند. کارهایی که باید انجام دهید:
نصب درایور. کارتخوان و نرمافزار کارت هوشمند باید روی رایانه نصب شوند.
ایجاد پین (PIN). کارت در اولین استفاده فعال شده و پین تعیین میشود. این پین را در جای امنی یادداشت کنید.
حالت قفل شدن. اگر پین چندین بار پشت سر هم اشتباه وارد شود، کارت قفل میشود. در این حالت با کد PUK باز میشود؛ اگر PUK نیز گم شده باشد، کارت باید تعویض شود و روند از نو شروع میشود.
اگر از یکپارچهساز (Integrator) رسمی استفاده میکنید، معمولاً مهر در سیستم ارائهدهنده تعریف میشود و نیازی نیست روزانه کارت را متصل کنید. این روش، پرطرفدارترین راه است. ما در مقاله انتخاب یکپارچهساز فاکتور الکترونیکی روشها را با هم مقایسه کردهایم.
تمدید: در تقویم خود یادداشت کنید
گواهیهای مهر مالی و امضای الکترونیکی دارای تاریخ انقضا هستند. با سر آمدن زمان اعتبار، دیگر قادر به صدور سند نخواهید بود — و معمولاً این موضوع را در شلوغترین روز متوجه میشوید.
تاریخ انقضا را هماکنون در تقویم خود یادداشت کنید و یادآور را حداقل دو ماه قبل از تاریخ پایان تنظیم کنید. تمدید نیز نیازمند زمان تحویل است.
در مواردی مانند تغییر عنوان تجاری، تغییر آدرس یا ادغام شرکتها، ممکن است نیاز به تمدید مهر باشد؛ با انجام این تغییرات، وضعیت مهر خود را نیز بررسی کنید.
سوالات متداول
چندین شرکت دارم، آیا یک مهر کفایت میکند؟
خیر، برای هر شخص حقوقی یک مهر مالی جداگانه لازم است. ما مدیریت چندین شرکت از یک پنل واحد را در این مقاله توضیح دادهایم.
آیا برای شعب خودم به مهر جداگانهای نیاز دارم؟
از آنجایی که شعب شخصیت حقوقی مستقلی ندارند، میتوان از مهر اصلی استفاده کرد. بسته به نیاز، درخواست گواهی اضافی نیز امکانپذیر است.
آیا میتوانم با امضای الکترونیکی خودم به جای مهر مالی سند صادر کنم؟
برای اشخاص حقوقی، خیر. اسناد شرکت با مهر شرکت امضا میشوند.
اگر کارت گم شود چه باید بکنم؟
گواهی باید ابطال شود و درخواست صدور گواهی جدید ثبت گردد. وضعیت مفقودی را بدون اتلاف وقت گزارش دهید.
مهر مالی سادهترین اما به تعویق افتادهترین مرحله در فرآیند اسناد الکترونیکی است. اقدام زودهنگام، تنها اقدامی است که تقویم انتقال شما را راحت و بدون دغدغه میکند.
با ایجاد حساب رایگان در Qolay.App میتوانید خود را برای فرآیندهای اسناد الکترونیکی آماده کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
فاکتور صادراتی چگونه صادر میشود؟
زیرساخت اسناد در فروش به خارج از کشور
نحوه تنظیم سند صادراتی، از جمله اینکه آیا فاکتور صادراتی الکترونیکی است یا آرشیو الکترونیکی، به ریال/تومان است یا ارز خارجی، مالیات بر ارزش افزوده چگونه نشان داده میشود و ارتباط آن با اظهارنامه گمرکی را توضیح دادهایم.
فاکتور برگشت از فروش چگونه صادر میشود؟
وقتی کالا برمیگردد، سند هم در جهت مخالف صادر میشود
فاکتور برگشت از فروش توسط خریدار صادر میشود نه فروشنده. توضیح دادهایم که چه کسی باید آن را صادر کند، چرا نرخ مالیات بر ارزش افزوده باید ثابت بماند و اگر مشتری مؤدی مالیاتی نباشد چه باید کرد.