Programa de Contabilidad Básica Gratuito

Si has buscado "programa de contabilidad previa gratuito" y has probado los primeros cinco resultados, ya conoces la dinámica. Te registras, la interfaz se ve bien, luego intentas emitir una factura y aparece una advertencia: esta función es de pago.

Los planes gratuitos suelen ser una herramienta de marketing. El problema no es que sean gratuitos, sino que los límites no se muestran hasta que te registras. En este artículo, primero detallamos qué debes buscar y luego exactamente qué incluye el plan gratuito de Qolay.App, junto con sus límites.

Las cuatro restricciones más comunes en los planes gratuitos

Hazte estas cuatro preguntas antes de probar un programa. Si las respuestas no están en la página de precios, eso ya es una respuesta en sí misma.

• ¿Incluye factura electrónica? Esta es la restricción más común. La contabilidad previa es gratis, pero el envío de documentos electrónicos se vende por separado.
• ¿Cuántos usuarios puedo añadir? Un plan limitado a un solo usuario deja de servir en cuanto hay una segunda persona en la oficina.
• ¿Puedo gestionar varias empresas? Esto es decisivo para quien tiene dos empresas o lleva la contabilidad de clientes.
• ¿En qué se basa el límite? Cantidad de facturas, número de registros, almacenamiento, usuarios… Saber cuál es te permite calcular cuándo alcanzarás ese límite.

¿Qué incluye el plan gratuito de Qolay.App?

Respuesta corta: todas las funciones. No hay módulos bloqueados en el plan gratuito. El límite no está en las funciones, sino en el volumen.

500 facturas al año significa un promedio de 40 facturas al mes. Es más que suficiente para una pequeña empresa de servicios o un comercio electrónico emergente. Si emites entre 5 y 10 facturas al día, alcanzarás el límite a mitad de año; en ese punto, será necesario pasar al plan Estándar.

¿Qué plan elegir?

Hay tres licencias y la elección se reduce a una sola pregunta: ¿cuántas facturas emites al año?

• Solo Factura: No llevas contabilidad previa, solo necesitas emitir facturas de venta electrónicas. Las cuentas corrientes, el inventario y caja-banco no están en esta licencia.
• Básico (gratuito): Todas las funciones hasta 500 facturas al año. El punto de partida para la mayoría de las pequeñas empresas.
• Estándar: Sin límite de facturas, 10 GB de espacio para archivos. Para empresas con un alto volumen de facturación o que almacenan muchos documentos.

Consulta los precios actualizados en la página de precios; pueden cambiar durante los periodos de campaña.

Lo que realmente funciona en el plan gratuito

Cuando la lista de funciones es larga, es fácil perderse cuáles son realmente útiles. Estas son las secciones que más usarás en tu día a día:

Factura electrónica y archivo electrónico

Emites la factura y el sistema determina si debe enviarse como factura electrónica o archivo electrónico según si el destinatario está obligado a ello o no. Si tienes curiosidad por saber la diferencia, lo explicamos en detalle en nuestra comparativa de factura electrónica y archivo electrónico.

Cuenta corriente

Cada factura y cobro se registra en el saldo del cliente correspondiente. Puedes ver las cuentas vencidas en un informe separado; la gestión de cobros vencidos es un punto de partida práctico para esto.

Caja y banco

Las cuentas de efectivo, bancos, tarjetas de crédito y TPV virtual se llevan por separado; puedes realizar transferencias entre ellas. Echa un vistazo a la guía práctica de gestión de bancos y caja para su configuración.

Móvil

Todo lo que está disponible en la web se puede acceder desde el teléfono con la misma cuenta. Si necesitas emitir facturas mientras estás en la calle, el artículo cómo emitir facturas electrónicas en el móvil te explica el flujo.

Multiempresa

Si tienes dos empresas, puedes gestionarlas ambas desde la misma cuenta cambiando desde el menú superior. Los datos no se mezclan. Tienes los detalles en el artículo Cómo gestionar varias empresas.

¿Qué hacer el primer día?

En lugar de abrir el programa y explorar todos los menús, sigue este orden; lo tendrás funcionando en media hora.

1. Abre una cuenta e introduce los datos de la empresa. Escribe correctamente el NIF y la delegación de hacienda; la factura electrónica se envía con estos datos.
2. Define tus cuentas de caja y banco e introduce los saldos actuales.
3. Crea las 5 o 10 cuentas corrientes de los clientes con los que más trabajas. El resto los añadirás al emitir las facturas.
4. Define los productos o servicios que vendes como fichas.
5. Emite una factura de prueba. Así podrás ver el formato impreso y el flujo de documentos electrónicos.

Preguntas frecuentes

¿El plan gratuito es un periodo de prueba o es indefinido?

Es indefinido. No es una prueba que caduca a los 30 días; puedes seguir usándolo mientras te mantengas dentro del límite de 500 facturas al año.

¿Qué pasa con mis datos si alcanzo las 500 facturas?

Tus datos permanecen en su lugar. Cuando alcanzas el límite, necesitas pasar al plan Estándar para emitir nuevas facturas; tu acceso a los registros existentes continúa.

No tengo conocimientos de contabilidad, ¿puedo usarlo?

Sí, el programa fue diseñado bajo esa premisa. Aun así, dominar los conceptos básicos te facilitará el trabajo; la guía que preparamos para quienes no son contadores existe exactamente para eso.

¿Se necesita un contrato de integrador independiente para la factura electrónica?

Si estás obligado a emitir factura electrónica, realizas los envíos a través de un integrador; Qolay.App te permite configurar esta conexión desde el menú de ajustes. Aclara tu estado de obligación fiscal con tu asesor financiero.

Lo que debes buscar en un programa gratuito no es una larga lista de funciones, sino que los límites estén claros desde el principio. Si conoces tu propio volumen, elegir el plan correcto es fácil.

Abre una cuenta gratuita y emite tu primera factura; puedes seguir desde la aplicación cuándo te acercas a los límites.