Errores comunes en la contabilidad de comercio electrónico

Llevar la contabilidad en el comercio electrónico es más difícil que en el comercio minorista tradicional. El motivo no es el volumen de ventas, sino que detrás de cada pedido hay entre cuatro y cinco eventos financieros distintos.

Se vende un producto, se descuenta la comisión, surge el costo de envío, el dinero se ingresa 15 días después y el cliente realiza una devolución. Los cinco requieren un registro independiente. Si se pasa por alto uno solo, la cifra de beneficios sale incorrecta.

1. Restar la comisión de la venta

El error más común. Un producto se vende por 1.000 TL, el marketplace cobra una comisión de 150 TL y se ingresan 850 TL en la cuenta. Emitir la factura por los 850 TL es incorrecto.

La factura que le emites al cliente es de 1.000 TL; por su parte, la comisión es un documento de gasto independiente que el marketplace te emite a ti. Registrar el neto hace que tus ingresos parezcan más bajos y tu IVA sea incorrecto.

2. Ignorar el plazo de pago

Los marketplaces suelen transferir el importe de la venta con un plazo determinado. Durante este tiempo, tu dinero está en poder del marketplace.

Dar por sentado que el dinero está en caja el día que realizas la venta significa planificar basándose en un flujo de efectivo inexistente. Trata al marketplace como una cuenta corriente y realiza un seguimiento de tus cuentas por cobrar pendientes.

3. No registrar las devoluciones

En el comercio electrónico la tasa de devolución es alta y una devolución no es simplemente la anulación de una venta: el producto vuelve a entrar en el inventario, se emite un documento de devolución para la factura, se recupera parcialmente la comisión y el costo de envío corre por tu cuenta.

Una devolución que no se procesa altera el stock, los ingresos y el IVA. Una gran parte de las situaciones de final de mes en las que se dice "los números no cuadran" proviene de aquí.

4. No realizar un seguimiento del costo de envío

El costo de envío por pedido parece pequeño de forma aislada. Sin embargo, con 500 envíos al mes, se convierte en una de las mayores partidas de gastos.

Si estás haciendo una campaña de envío gratuito, significa que este costo sale directamente de tus ganancias. Si no lo registras, nunca sabrás cuánto te está costando realmente la campaña.

5. No sincronizar los códigos de producto

Si el código de stock en el marketplace y el código de producto en la contabilidad básica son diferentes, el mismo producto se creará por segunda vez al transferir el pedido. El inventario se dividirá en dos y ambos se verán incorrectos.

Alinear los códigos desde el principio es mucho más fácil que intentar fusionar fichas duplicadas más tarde. Explicamos cómo establecer esta sincronización en nuestro artículo sobre cómo convertir los pedidos de los marketplaces en facturas.

6. No calcular la rentabilidad por canal

Si vendes en tres marketplaces, las tasas de comisión y el comportamiento de devolución de cada uno son diferentes. Mirar solo los ingresos totales oculta cuál es el que realmente te da ganancias.

El canal con mayores ingresos puede ser el que deje menor beneficio después de restar la comisión y las devoluciones. Solo lo verás si lo analizas canal por canal.

¿Por dónde empezar?

No intentes solucionarlo todo a la vez. Estos tres pasos en orden ofrecen el mayor impacto: empieza por registrar la comisión como un gasto independiente, luego procesa las devoluciones con regularidad y, a continuación, alinea los códigos de producto.

Guarda también los informes de pago de los marketplaces en la sección de gestión de archivos; así no perderás tiempo buscando cuando necesites hacer una conciliación.

Preguntas frecuentes

¿Tengo la obligación de emitir una factura por cada pedido?

Tienes la obligación de emitir un documento cuando realizas una venta. En las ventas a consumidores finales, generalmente se emite una factura electrónica de archivo (e-arşiv); confirma tu situación específica con tu asesor fiscal.

¿Puedo deducir el IVA de la comisión?

Cuando registras el documento de la comisión, el IVA correspondiente entra en la cuenta de deducción. Si no registras el documento, no puedes hacer uso de este derecho; abordamos este tema en el artículo sobre el seguimiento del IVA.

Tengo mi propia tienda y marketplaces juntos, ¿cómo los separo?

Define los canales de pago como cuentas independientes: el TPV virtual por un lado y cada marketplace por el otro. De este modo, podrás ver lo que proviene de cada canal sin confusiones.

En el comercio electrónico, el beneficio no es la diferencia entre el precio de venta y el de compra, sino lo que queda después de deducir la comisión, el envío y las devoluciones. Cualquier partida que no registres está restando silenciosamente de tus ganancias.

Abriendo una cuenta gratuita en Qolay.App, puedes configurar el seguimiento por canal.