Muhasebeci Olmayanlar İçin Ön Muhasebe Rehberi

Muhasebe dilinin caydırıcı bir tarafı var. Müşavirinizle konuşurken "mizan", "mahsup", "muavin" gibi kelimeler geçiyor ve kendinizi konuşmanın dışında hissediyorsunuz.

İyi haber şu: o kelimelerin çoğu genel muhasebeye ait ve sizin işiniz değil. Günlük kayıt tutmak için gerçekten bilmeniz gereken terim sayısı altı.

Bilmeniz gereken altı terim

Bu altısını bildiğinizde ekranların yüzde doksanını anlarsınız. Gerisini kullandıkça öğrenirsiniz.

En sık karıştırılan iki çift

Fatura ile tahsilat aynı şey değil. Fatura, "sana şu kadar mal sattım, şu kadar borçlusun" demektir. Tahsilat ise paranın gerçekten geldiği andır. Faturayı kesip parayı almamış olabilirsiniz — çoğu nakit sıkıntısı tam olarak bu aradan doğar.

Transfer ile ödeme aynı şey değil. Transfer kendi hesaplarınız arasındadır: kasadan bankaya para yatırmak gibi. Paranız yer değiştirir ama azalmaz. Ödeme ise paranın işletmeden çıkmasıdır. Bu ikisini karıştırmak, giderlerinizi olduğundan yüksek gösterir.

Günlük rutin: beş dakika

Kayıt tutmayı ayda bir güne sıkıştırmak, en çok vazgeçilen yöntemdir. Günlük hali şöyle görünür:

1. Gün içinde kestiğiniz faturaları sisteme girin (zaten sistemde kesiyorsanız bu adım yok).
2. Gelen parayı tahsilat olarak işleyin.
3. Yaptığınız harcamayı gider olarak kaydedin, fişini yanına ekleyin.

Fiş biriktirme alışkanlığınız varsa masraf fişi tarama bu adımı kısaltıyor: fişin fotoğrafını çekiyorsunuz, tutar ve tarih otomatik okunuyor.

Aylık rutin: yarım saat

Ay sonunda üç şeye bakın, fazlasına gerek yok:

• Vadesi geçmiş alacaklar. Kim, ne kadar, kaç gündür. Bu liste kısaldıkça nakdiniz rahatlar.
• Gelir-gider özeti. Bu ay ne girdi, ne çıktı, hangi kalem beklenenden yüksek.
• Kasa-banka bakiyesi. Sistemdeki rakam gerçekle uyuşuyor mu? Uyuşmuyorsa bir kayıt eksik demektir.

Yeni başlayanların yaptığı dört hata

• Açılış bakiyelerini girmemek. En sık ve en pahalı hata. Sistem sıfırdan başlar, eski alacaklarınız görünmez.
• Geçmiş yılları geriye dönük işlemeye kalkmak. Neredeyse hiç bitmez ve motivasyonu tüketir. Bir kesim tarihi belirleyip oradan başlayın.
• Aynı firmayı iki kez açmak. Bakiye ikiye bölünür, ikisi de yanlış görünür.
• Şirket ile şahsi harcamayı karıştırmak. Market alışverişiyle ofis kirası aynı kasadan çıkarsa hiçbir rapor anlamlı olmaz.

Takıldığınızda soracak biri

Muhasebe bilmeyen biri için en zor an, bir rakamın neden öyle çıktığını anlayamadığı andır. Qolay.App'teki asistan burada işe yarıyor: menülerde aramak yerine "bu ayki KDV durumum ne" veya "Ahmet Bey'in bakiyesi kaç" diye yazıp cevap alabiliyorsunuz. Fatura taslağı da hazırlıyor, ama göndermeden önce onayı siz veriyorsunuz.

Nasıl çalıştığını Qolay Asistan yazısında anlattık.

Sık sorulanlar

Muhasebe kursu almam gerekir mi?

Ön muhasebe için gerekmez. Yukarıdaki altı terim ve düzenli kayıt alışkanlığı yeterli. Defter ve beyanname tarafı zaten mali müşavirinizin işi.

Ne kadar sürede alışırım?

İlk ay dağınık geçer, ikinci ay oturur. Asıl zorluk öğrenmek değil, günlük işlemeyi alışkanlığa dönüştürmek.

Yanlış kayıt girersem ne olur?

Düzeltilebilir. Kaydedilmiş bir e-belge varsa düzeltme kuralları farklı işler; e-fatura ve e-arşiv yazısında bu konuya değindik.

Temel kavramları nereden öğrenebilirim?

Ön muhasebe nedir yazısı kapsamı ve genel muhasebeyle farkını sade dille anlatıyor.

Muhasebeci olmak zorunda değilsiniz. Sadece kendi rakamlarınızı görebilmeniz gerekiyor — o da altı terim ve günde beş dakika demek.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp ilk cari kartınızı oluşturarak başlayabilirsiniz.