Birden Fazla Firma Nasıl Yönetilir?

İkinci şirketi kurmak kolay. Zor olan, iki şirketin kayıtlarını birbirine karıştırmadan yürütmek.

Çoğu işletme sahibi bu işi ya iki ayrı program açarak ya da tek programda "hangisi hangisiydi" diye uğraşarak çözmeye çalışıyor. İkisi de yorucu.

Temel kural: veriler ayrı, erişim tek

Doğru kurgu şudur: her firmanın kendi cari listesi, kendi stoğu, kendi kasası ve kendi fatura serisi olur. Bunlar hiçbir koşulda birbirine karışmaz.

Ama siz bu firmalara tek bir hesapla erişirsiniz. Ayrı kullanıcı adı, ayrı şifre, ayrı program yok.

Qolay.App'te firma değiştirme üst bardaki seçiciden yapılıyor. Firma değiştirmek veri silmez veya taşımaz; yalnızca hangi şirketin kayıtlarına baktığınızı değiştirir. Ücretsiz planda firma sayısında sınır yok.

Hangi durumlarda ayrı firma açılır?

• Ayrı tüzel kişilik varsa. Farklı vergi numarası, farklı firma. Tartışmasız.
• Muhasebesi ayrı yürüyorsa. Beyannameleri ayrı veriliyorsa kayıtları da ayrı olmalı.
• Müşteriniz adına kayıt tutuyorsanız. Mali müşavir veya danışmansanız her müşteri ayrı firma.

Buna karşılık aynı tüzel kişiliğin şubeleri için ayrı firma açmayın. Şube ayrımını depo ve kasa tanımlarıyla yaparsınız; böylece konsolide raporu tek yerden alabilirsiniz. Ayrı firma açarsanız iki şubenin toplamını görmek için elle toplama yapmak zorunda kalırsınız.

Kimin neye erişeceği

Çoklu firma düzeninde asıl mesele yetki. Muhasebe elemanınızın her iki firmayı da görmesi gerekebilir; ama bir şubedeki satış personelinin diğer şirketin cari bakiyelerini görmesi gerekmez.

Kullanıcıları davet ederken hangi firmaya ve hangi menülere erişeceğini baştan belirleyin. Sonradan kısıtlamak, baştan doğru vermekten daha sıkıntılı bir konuşma oluyor. Ücretsiz planda kullanıcı sayısı da sınırsız, dolayısıyla "bir hesabı ortak kullanalım" kestirmesine gerek yok — ki bu, kimin ne yaptığını takip etmeyi imkânsız kılar.

En sık yapılan üç hata

• Yanlış firmada fatura kesmek. Klasik. Ekranın hangi firmada olduğunu kontrol etmeden işlem yapmayın; e-belge kesildikten sonra düzeltmesi zahmetli.
• Ortak gideri tek firmaya yazmak. İki şirketin kullandığı ofis kirası tamamen birine yazılırsa o firmanın kârı olduğundan düşük görünür. Paylaşım oranını belirleyip ikisine de kaydedin.
• Firmalar arası para hareketini kaydetmemek. Bir şirketin kasasından diğerine para geçtiyse bu iki tarafta da kayıt gerektirir. "Nasılsa ikisi de benim" yaklaşımı, ilerde iki firmanın da bakiyesini bozar.

Sık sorulanlar

Firmalar arası satış nasıl kaydedilir?

Normal bir alış-satış gibi. Bir firmada satış faturası, diğerinde alış faturası oluşur ve karşılıklı cari kartlar açılır. Aralarındaki ilişkiyi görmezden gelmek yerine belgelendirin.

Her firma için ayrı e-fatura ayarı gerekir mi?

Evet. Her tüzel kişiliğin kendi mükellefiyeti, kendi mali mührü ve kendi seri tanımı olur. Kurulum adımları e-fatura nasıl kesilir yazısında.

İki firmanın toplam durumunu görebilir miyim?

Raporlar firma bazında alınır; konsolide görünüm için raporları dışa aktarıp birleştirmeniz gerekir. Şube ayrımı yapıyorsanız zaten tek firma içinde kalmak daha pratik.

Aynı müşteri iki firmada da var, kartı paylaşabilir miyim?

Hayır, cari kartları firmaya aittir. Aynı müşteri her firmada ayrı kart olarak açılır ve bakiyeleri ayrı izlenir — cari hesap takibi mantığı her firma için ayrı işler.

Çoklu firma yönetiminde işi zorlaştıran şey firma sayısı değil, sınırların belirsizliği. Hangi kaydın hangi şirkete ait olduğu netse gerisi rutin.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp firmalarınızı tek hesap altında tanımlayabilirsiniz.