Gider Pusulası Nedir, Nasıl Düzenlenir?

Bir işletme için en sinir bozucu durumlardan biri: para ödediniz ama karşılığında belge alamıyorsunuz. Çünkü karşı taraf vergi mükellefi değil.

Gider pusulası tam olarak bunun için var. Belgeyi ödeyen taraf düzenliyor.

Hangi durumlarda kullanılır?

Mükellef olmayan kişiden alım. Vergi mükellefi olmayan birinden ikinci el eşya, hurda veya el işi ürün satın aldığınızda.

Arızi hizmet alımı. Süreklilik arz etmeyen, esnaf muaflığı kapsamındaki kişilerden alınan küçük işler.

Nihai tüketiciden gelen iadeler. Pratikte en yaygın kullanım bu. Ürünü iade eden müşteri fatura kesemediği için satıcı gider pusulası düzenler. İade faturası yazısında bu ayrımı ele aldık.

Perakende ve e-ticaret yapan işletmeler için gider pusulası, iade sürecinin standart parçası.

Stopaj tarafı

Gider pusulası düzenlerken çoğu durumda ödediğiniz tutar üzerinden gelir vergisi stopajı yapmanız gerekiyor. Bu kesintiyi karşı taraf adına vergi dairesine siz yatırırsınız.

Oran sabit değil: işin niteliğine göre değişiyor. Hizmet alımı, mal alımı ve esnaf muaflığı kapsamındaki faaliyetler için farklı oranlar söz konusu. Ayrıca bazı hallerde stopaj yapılmıyor — nihai tüketiciden ürün iadesi bunlardan biri.

Doğru oranı kendi işleminiz için mali müşavirinizden teyit edin; yanlış oran hem muhtasar beyanınızı hem karşı tarafa ödediğiniz net tutarı etkiliyor.

Düzenleme süresi ve şekli

Gider pusulasının, mal veya hizmetin alındığı tarihten itibaren belirli bir süre içinde düzenlenmesi gerekiyor. Süreyi kaçırmak belgeyi geçersiz kılmasa da usulsüzlük konusu olabiliyor.

Belgede bulunması gerekenler: düzenleyenin ve karşı tarafın kimlik bilgileri, alınan mal/hizmetin cinsi ve tutarı, yapılan kesinti ve ödenen net tutar, tarih ve imza.

Karşı tarafın T.C. kimlik numarası ve adresi eksik bırakılan alanların başında geliyor. Belgeyi geçersiz kılabilecek bir eksiklik olduğu için bunu atlamayın.

Ödeme yöntemine dikkat

Belirli tutarın üzerindeki ödemelerin banka veya finans kurumu aracılığıyla yapılması ve belgelendirilmesi zorunluluğu var. Nakit ödenen büyük tutarlar, belge düzgün olsa bile ayrı bir cezaya konu olabiliyor.

Bu yüzden gider pusulasına konu ödemeyi mümkünse banka üzerinden yapın ve dekontu belgeyle birlikte saklayın. Belge-kayıt eşleştirmesini dosya yönetimi yazısında anlattık.

Gideri kaydederken ödemesini de aynı adımda işlemek, kasa açığı sorununu baştan çözüyor; tek adımda ödeme yazısına bakın.

Sık sorulanlar

Gider pusulasında KDV olur mu?

Karşı taraf mükellef olmadığı için genellikle KDV hesaplanmaz. İade işlemlerinde ise orijinal faturadaki KDV'nin düzeltilmesi gündeme gelir; bunu mali müşavirinizle netleştirin.

Elektronik olarak düzenlenebilir mi?

E-gider pusulası uygulaması mevcut. E-belge kapsamındaysanız bu yolu kullanmak arşiv açısından daha rahat.

Serbest çalışan birine ödeme yaparken kullanabilir miyim?

Süreklilik arz eden bir hizmet alıyorsanız karşı tarafın mükellefiyet tesis ettirip makbuz düzenlemesi gerekir. Gider pusulası arızi işler içindir.

Karşı taraf imzalamak istemezse?

Belgenin ispat gücü zayıflar. Özellikle yüksek tutarlarda imza ve banka dekontunu birlikte saklayın.

Gider pusulası, belgesiz kalan ödemeleri kayıt altına almanın yolu. Doğru kullanıldığında hem gider yazma hakkınızı korur hem de iade süreçlerinizi düzene sokar.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp gider ve belge kayıtlarınızı tek yerde toplayabilirsiniz.