Dosya Yönetimi ve E-Belge Yedekleme

Müşteri arıyor: "Geçen yıl imzaladığımız sözleşmeyi gönderebilir misiniz?"

Sonraki yirmi dakika masaüstü klasörlerinde, e-posta arşivinde ve WhatsApp yazışmalarında geçiyor. Belge sonunda bulunuyor — ama bu her seferinde tekrarlanıyor.

Sorun saklamak değil, ilişkilendirmek

Dosyalarınız aslında kayıp değil; bir yerde duruyorlar. Sorun, hangi belgenin hangi işe ait olduğunun kayıtlı olmaması.

Bulut depolama bunu tek başına çözmüyor. Klasör yapınız ne kadar düzenli olursa olsun, bir faturaya ait teslim tutanağını bulmak için yine hatırlamanız gerekiyor.

Çözüm belgeyi kaydın yanında tutmak: sözleşme cari kartında, teslim tutanağı ilgili faturada, fiş gider kaydında.

Neyi saklamaya değer?

• Sözleşmeler ve teklifler. Anlaşmazlık çıktığında ilk aranan belge.
• Masraf fişleri. Termal fiş kağıdı zamanla soluyor; dijital kopyası kalıcı oluyor.
• e-Belge yedekleri. Entegratör kaydı ayrı bir yerde tutulsa da kendi kopyanızı elinizde bulundurmak, entegratör değiştirdiğinizde işinizi kurtarıyor.
• Banka dekontları ve pazaryeri ödeme raporları. Mutabakat zamanı en çok aranan dosyalar.
• Teslim tutanakları, irsaliye fotoğrafları. Sevkiyat tartışmalarını bitiren belgeler.

Kota: 512 MB ile başlıyor

Dosya Yönetimi ayrı satılan bir modül değil, plana dahil. Ücretsiz planda firma başına 512 MB alan geliyor.

512 MB kulağa az gelebilir ama PDF ve sıkıştırılmış fotoğraflarla düşünüldüğünde binlerce belge demek. Alanı hızlı tüketen şey genelde telefondan yüklenen yüksek çözünürlüklü fotoğraflar oluyor.

Standart planda alan 10 GB'a çıkıyor; ihtiyaç halinde Market üzerinden ek GB de alınabiliyor. Plan karşılaştırması ücretsiz ön muhasebe yazısında.

Arşivi işe yarar tutmak

• Belgeyi ilgili kayda bağlayın. Genel bir klasöre atmak, masaüstüne atmakla aynı sonucu verir.
• Dosya adını anlamlı yazın. "IMG_20260715_112233.jpg" hiçbir işe yaramaz.
• Fotoğrafları makul boyutta yükleyin. Fişin okunabilmesi için 12 megapiksel gerekmiyor.
• Yüklemeyi o an yapın. "Sonra yüklerim" diye ayrılan belge, klasör kaosunun başladığı yerdir.

Sık sorulanlar

Mobilden yükleyebilir miyim?

Evet. Sahadayken çektiğiniz belge fotoğrafını doğrudan yükleyebilirsiniz. Masraf fişleri için fiş tarama hem görseli saklıyor hem gider kaydını hazırlıyor.

Dosya yüklenmiyorsa ne kontrol etmeliyim?

Sırasıyla: dosya boyutu, dosya formatı, kalan kota ve oturumunuzun açık olması.

Bu, yasal saklama yükümlülüğünü karşılar mı?

Belge saklama yükümlülüğünüzün kapsamı ve dijital kopyanın yeterliliği için mali müşavirinize danışın. Buradaki arşiv sizin erişim ve düzen ihtiyacınızı çözer.

İki firmam var, alan ortak mı?

Kota firma başına tanımlanıyor. Çoklu firma yönetimi yazısında ayrımı anlattık.

Belge arşivinin değeri ne kadar sakladığınızda değil, aradığınızı ne kadar sürede bulduğunuzda ortaya çıkıyor. Kayıtla birlikte duran belge aranmıyor bile.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp ilk sözleşmenizi ilgili cari kartına ekleyebilirsiniz.