Cari Hesabın İzlənməsi Necə Aparılır?

Satış etmək nisbətən asandır. Çətin olan həmin satışın pulunu vaxtında təhsil etməkdir (yığmaqdır). Aradakı fərq cari hesabda gizlidir.

Cari hesab müştəri və ya təchizatçı ilə aranızdakı borc-alacaq münasibətinin qeydidir. Hər faktura balansı artırır, hər ödəniş (təhsilat) azaldır. Sadə görünür; müəssisələrin əksəriyyətində səhv aparılmasının səbəbi də məhz bu sadəliyə güvənib intizamı əldən verməkdir.

Cari izləmə olmadıqda nə baş verir?

Qeydiyyat aparılmadıqda ortaya çıxan mənzərə həmişə eynidir: müştəriyə nə qədər mal verdiyinizi xatırlayırsınız, amma nə qədərini yığdığınızı xatırlamırsınız. Hər iki tərəf öz rəqəminə inanır və söhbət "mən ödəmişdim" ilə başlayır.

Bunun real maliyyətli nəticələri bunlardır:

• Müddəti keçmiş alacaq fərq edilmədən aylarla gözləyir; nə qədər çox gözləsə, yığılması bir o qədər çətinləşir.
• Ödəmə qabiliyyəti olmayan müştəriyə mal verməyə davam edirsiniz, çünki onun mövcud riskini görmürsünüz.
• Təchizatçıya ikiqat ödəniş edilir. Bu, nadir hallarda baş vermir, zənn edildiyindən daha yaygındır.

Düzgün qurulum: dörd qayda

Cari izləməni işlək hala gətirmək üçün mürəkkəb sistem tələb olunmur. Dörd qaydaya əməl etmək kifayətdir.

1. Hər şirkət üçün tək kart

Ən çox edilən səhv eyni şirkətin iki dəfə açılmasıdır: biri "Yılmaz Tic.", digəri "Yılmaz Ticaret Ltd.". Balans ikiyə bölünür, hər ikisi səhv görünür. Kartları VÖEN (və ya vergi nömrəsi) ilə unikallaşdırın.

2. Müştəri və təchizatçını ayırın

Eyni şirkətdən həm alıb, həm də satırsınızsa, iki ayrı kart saxlamaq hesabatı dəqiqləşdirir. Qarşılıqlı hesablaşma (məsuplaşma) aparacaqsınızsa, bunu kartları qarışdıraraq deyil, şüurlu bir əməliyyat kimi qeyd edin.

3. Açılış balansını mütləq daxil edin

Proqrama keçdiyiniz gün hər kəsin dövr edən balansını yazın. Bu addım ötürülsə, sistem sıfırdan başlayır və köhnə alacaqlarınız qeydlərdə heç görünmür. Sonradan fərq edildikdə bunu düzəltmək daha çox zəhmət tələb edir.

4. Ödənişi həmin gün sistemə daxil edin

Faktura kəsməyi heç kim unutmur; unudulan həmişə ödəniş və ya tahsilat qeydidir. Pul hesaba keçdi deyə qeyd öz-özünə yaranmır. Gündə beş dəqiqə ayırmaq, ayın sonunda ekstraktı uyğunlaşdırmağa çalışmaqdan daha sürətlidir.

Üüzləşmə (mutabakat): ildə iki dəfə kifayətdir, ancaq mütləq edin

Üzləşmə sizin qeydinizlə qarşı tərəfin qeydini müqayisə etməkdir. Qulağa formalı bir şey kimi gəlir, lakin praktimada hər iki tərəfin də nəzərindən qaçan əməliyyatları üzə çıxarır.

Ekstraktı göndərin, "bizdə bu tarixdə bu balans görünür, təsdiq edirsinizmi" deyin. Fərq çıxırsa, demək olar ki, həmişə bu üçündən biridir: natamam işlənmiş ödəniş, iki dəfə daxil edilmiş faktura və ya qaytarılma/endirilmə sənədinin işlənməməsi.

Balans niyə uyğun gəlmir?

"Rəqəm səhvdir" şikayətinin arxasında adətən proqram deyil, qeydiyyat ardıcıllığı dayanır. Nəzarət siyahısı:

• Açılış balansı daxil edilibmi? Ən çox rast gəlinən səbəb budur.
• Ödəniş düzgün cari hesaba işlənibmi? Oxşar adlarda iki kart varsa, səhv olanına getmiş ola bilər.
• Qaytarılma fakturası varmı? Qaytarılma işlənməzsə, balans olduğundan yüksək görünər.
• Fərqli valyuta qarışıbmı? Valyuta əməliyyatlarında məzənnə fərqi ayrı nəzərə alınmalıdır.

Qolay.App-də necə işləyir?

Cari kartını bir dəfə açdıqdan sonra əlavə heç nə etməyinizə ehtiyac yoxdur: kəsdiyiniz faktura, daxil etdiyiniz ödəniş və mədaxil avtomatik olaraq balansa işlənir. Müştəri siyahısında balansı birbaşa görür, karta daxil olduqda bütün hərəkət tarixçəsinə çatırsınız.

İki məqam işinizi asanlaşdırır. Birincisi, daxil olacaq ödənişlər və borclar hesabatı — vaxtı yaxınlaşan alacaqları giriş ekranında göstərir. İkincisi, e-sənəd izahat şablonları; fakturanın altına cari balansı avtomatik əlavə edərək müştəriyə hər sənəddə xatırlatma edir.

Tez-tez verilən suallar

Excel ilə cari izləmək mümkündürmü?

Az sayda müştəri ilə mümkündür. Problem fakturanı bir yerdə kəsib, balansı başqa yerdə saxlamaqdan yaranır: iki qeyd gec-tez bir-birindən fərqlənməyə başlayır. Excel-dən keçid yazımızda köçürmə ardıcıllığını izah etmişik.

Cari ekstraktı nə üçündür?

Müəyyən bir tarix aralığındakı bütün hərəkətləri və balansı göstərir. Üzləşmədə və alacaqların izlənməsində istifadə olunur; müştəriyə göndəriləcək ən dəqiq sənəddir.

Nəğd işləyirəm, cari izləməliyəmmi?

Ödəniş dərhal edilərsə, cari balans daim sıfır qalır və izləmə yükü azalır. Buna baxmayaraq, kart açmaq həmin müştəri ilə keçmiş əməliyyat həcminizi görməyə imkan verir.

Müddəti keçmiş alacaq üçün nə etməli?

Erkən və müntəzəm xatırlatma ən təsirli üsuoldur. Prosesin necə qurulacağını müddəti keçmiş alacaqlar yazımızda qələmə almışıq.

Cari izləmə hesabat işi deyil, vərdiş məsələsidir. Kartları düzgün açıb ödənişləri gündəlik işləsəniz, balanslar öz-özünə düzgün qalacaq.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq cari kartlarınızı bu gün yarada bilərsiniz.