Excel-dən Ön Mühasibatlıq Proqramına Keçid

Excel-ə haqsızlıq etməyək. Düzgün qurulmuş bir cədvəl kiçik bir müəssisənin uçotunu illərlə daşıya bilər. Problem cədvəlin özündə deyil, işin böyüməsindədir.

Qırılma nöqtəsi də adətən tək bir hadisə ilə gəlmir. Yavaş-yavaş fərqinə varırsınız.

Keçid vaxtının gəldiyini göstərən əlamətlər

• Faylın birdən çox versiyası dövr edir. "Cari_son.xlsx", "Cari_son_v2.xlsx", "Cari_GÜNCEL.xlsx" — hansının düzgün olduğunu heç kim bilmir.
• Bir düstur zədələnib və nə vaxt zədələndiyini bilmirsiniz. Yanlış rəqəmlə neçə qərar verildiyi qeyri-müəyyəndir.
• İkinci şəxs cədvələ toxunmağa başlayıb. Eyni anda iki nəfər açdıqda biri yadda saxlayanın işi uçub gedir.
• e-Qaimə ödəyicisi oldunuz. Cədvəl sənəd yarada bilməz; inteqratora bağlı bir sistem tələb olunur.
• Eyni məlumatı iki yerə yazırsınız. Qaimə bir yerdə, qalıq başqa yerdə. İkisi qaçılmaz olaraq bir-birindən ayrılır.

Bunlardan ikisi sizdə varsa, artıq keçidi təxirə salmaq xərc yaradır deməkdir.

Köçürmə ardıcıllığı vacibdir

Ən çox edilən səhv ötən illərin bütün hərəkətlərini geri dönük işləməyə çalışmaqdır. Bu iş demək olar ki, heç vaxt bitmir və adətən yarıda qoyulur.

Doğrusu bir kəsmə tarixi təyin etməkdir. Məsələn, ayın 1-i. Həmin günün qalıqları ilə başlayırsınız, keçmiş Excel-də arxiv olaraq qalır.

1. Şirkət məlumatları. Adı, VÖEN, vergi idarəsi, ünvan. e-Sənəd bu məlumatlarla gedəcəyi üçün əvvəlcдən düzgün olmalıdır.
2. Məhsul və xidmət kartları. Qiymət, ƏDV dərəcəsi, vahid. ƏDV dərəcəsini burada səhv daxil etsəniz, hər qaiməyə daşınır.
3. Cari kartlar. Müştərilər və təchizatçılar. VÖEN ilə təkrarı aradan qaldırın — Excel-də eyni şirkət adətən iki-üç fərqli yazılışla qalır.
4. Açılış qalıqları. Kəsmə tarix tarixındəki kassa, bank, alınacaq və ödəniləcək məbləğlər. Bu addım ötürülsə, keçid uğursuz olur.
5. Stok qalığı. Anbarda nə varsa sayıb daxil edin. Sayım etmədən təxminlə daxil etməyin.

Açılış qalığı nə üçün bu qədər tənqidi əhəmiyyət daşıyır?

Çünki daxil edilməzsə, sistem sizin sıfırdan başladığınızı güman edir. Müştərinin keçmişdən gələn 40.000 TL borcu uçotda görünmür; yalnız yeni kəsdiyiniz qaimələr yığılır.

Bunu üç ay sonra fərq etdiyinizdə, aradakı bütün hərəkətləri yenidən nəzərdən keçirməli olursunuz. Keçid günündə yarım saat ayırmaq, sonradan iki gün sərf etməkdən daha yaxşıdır.

Keçid zamanı paralel aparın

İlk ay həm Excel-i, həm də proqramı işlətmək əlavə iş kimi görünür, amma əminlik yaradır. Ayın sonunda hər iki tərəfin rəqəmlərini müqayisə edirsiniz; uyğun gelirsə, Excel-i arxiyə qaldırırsınız.

Uyğun gəlmirsə, fərq demək olar ki, həmişə bu üçündən birindən qaynaqlanır: natamam daxil edilmiş açılış, iki dəfə işlənmiş qaimə və ya qeyd olunmamış ödəniş.

Excel-i tamamilə tərgitmək məcburiyyətində deyilsiniz

Uçotu aparmağı proqrama köçürdükdən sonra belə Excel analiz üçün yaxşı alət olmağa davam edir. Hesabatları ixrac edib öz hesablamanızı edə bilərsiniz. Dəyişən şey budur: Excel artıq məlumatın mənbəyi deyil, nəticəsidir.

Tez-tez verilən suallar

Keçid nə qədər vaxt aparır?

Cari və məhsul sayınızdan asılıdır. 50 müştərisi və 100 məhsulu olan bir müəssisədə yarım gün kifayətdir. Əsl vaxt məlumat girişində deyil, siyahıların təmizlənməsində keçir.

İlin ortasında keçmək olarmı?

Keçmək olar. Yeni ili gözləmək şık görünür, amma praktika da təxirə salmaq bəhanəsinə çevrilir. Açılış qalıqlarını düzgün daxil etdiyiniz müddətcə tarix önəmli deyil.

Cari siyahımı toplu şəkildə idxal edə bilərəmmi?

Qolay.App müştəri və təchizatçı siyahıları üçün fayldan idxal etməyi dəstəkləyir. İdxal etməzdən əvvəl təkrar qeydləri təmizləmək işinizi asanlaşdırır. Cari hesabların izlənməsi məqaləsində kart strukturunu izah etdik.

Qiyməti nə qədər olar?

İldə 500 qaiməyə qədər pulsuz planla başlaya bilərsiniz. Əhatə dairəsi və limitlər pulsuz ön mühasibatlıq məqaləsindədir.

Keçidin çətin hissəsi texniki deyil, qərardır. Kəsmə tarixini təyin edib açılış qalıqlarını daxil etdiyinizdə işin böyük hissəsi bitir.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq köçürməyə bu gün başlaya bilərsiniz.