O que procurar ao escolher um software de controle de estoque?

Controlar cinquenta produtos no Excel parece fácil. O verdadeiro ponto de virada chega quando dezenas de entradas e saídas começam a acontecer por dia: duas pessoas atualizam linhas diferentes no mesmo dia, uma devolução é esquecida e não se sabe de onde veio a divergência no inventário.

Ao escolher um programa de controle de estoque, não olhe para o comprimento da lista de recursos, mas sim para as funcionalidades que realmente agilizam o seu trabalho diário. Os critérios abaixo se transformam em perguntas concretas para fazer durante uma demonstração.

Primeiro o movimento, depois o número de produtos

A necessidade do software é determinada pela frequência de movimentação, não pela quantidade de cadastros de produtos. Um negócio que realiza poucas compras e vendas por semana e um armazém que despacha centenas de pedidos por dia não precisam da mesma solução.

• Um único armazém, um único canal. Um cadastro de estoque simples, recibo de compra e venda e contagem periódica costumam ser suficientes.
• Múltiplos canais ou armazéns. Sem transferências, saldo por canal e sincronização, o sistema logo começa a falhar.
• Operação com código de barras. Digitar códigos manualmente gera erros; um leitor ou escaneamento móvel deve fazer parte da rotina diária.

Antes de escolher, conte a sua movimentação em uma semana: quantas compras, quantas vendas, quantas devoluções, quantas transferências. Esse número descreve a sua necessidade melhor do que qualquer página de recursos.

Oito critérios de seleção

Nem todos estes oito pontos são obrigatórios para todas as empresas. No entanto, o nível crítico ou o registro de divergência de inventário que você adia pensando que "vai precisar no futuro" geralmente se torna urgente nos primeiros três meses.

O estoque e a contabilidade básica devem ficar no mesmo lugar?

É possível usar um programa de estoque separado e um programa de faturamento separado. O problema é a comunicação tardia entre os dois sistemas: você emitiu a fatura, mas o estoque não deu baixa; você deu baixa no estoque, mas o registro do cliente não foi criado.

Para pequenas e médias empresas, o modelo com menor atrito é aquele em que a movimentação de estoque nasce na mesma cadeia de registros da fatura e da nota fiscal. Assim, você descobre mais rápido a origem da pergunta "tem no sistema, mas não na prateleira". Explicamos as causas típicas dessas desconexões no artigo sobre prevenção de erros de estoque.

Três coisas mais ignoradas na configuração

• Saldo inicial. Iniciar o programa vazio e dizer "vamos contar depois" significa gerar divergências desde o primeiro dia. Comece com uma contagem inicial.
• Disciplina no cadastro de produtos. Dois cadastros para o mesmo produto significam estoque dividido ao meio. Garanta a unicidade de códigos de barras e SKUs durante a configuração.
• Quem vai inserir o quê. A equipe de armazém, vendas e contabilidade não devem ter as mesmas permissões. Dar baixa no armazém errado geralmente é um problema de permissão.

Se você opera com múltiplos armazéns, deixe claro o sistema de transferência entre armazéns logo no dia da configuração; adicioná-lo mais tarde confunde o histórico de movimentações.

Perguntas frequentes

Até quando faz sentido continuar com o Excel?

Se apenas uma pessoa o atualiza, há pouca movimentação e você faz o inventário regularmente, ele ainda serve por um tempo. Se duas pessoas começarem a mexer no mesmo arquivo ou se devoluções e transferências forem esquecidas, chegou a hora de mudar.

O código de barras é obrigatório?

Não é obrigatório, mas à medida que a variedade de produtos e a velocidade aumentam, digitar códigos manualmente gera erros. Usar códigos de barras, pelo menos nos produtos de alta rotatividade, melhora significativamente a velocidade de contagem e vendas.

Como definir o nível crítico de estoque?

Com a lógica de tempo de entrega + estoque de segurança. Explicamos a fórmula no artigo sobre nível crítico de estoque; a capacidade do programa de exibir esse alerta é um critério de seleção.

A escolha do método de custeio é importante?

Sim. Quando o mesmo produto é adquirido por preços diferentes, o cálculo do lucro varia de acordo com o método. Abordamos a diferença entre média ponderada e PEPS (FIFO) no artigo avaliação de estoque.

Em resumo: um bom programa de estoque não é um catálogo de recursos, mas um sistema que opera simultaneamente com a fatura, registra divergências de inventário e avisa sobre níveis críticos.

Abrindo uma conta gratuita no Qolay.App, você pode acompanhar seu estoque, faturas e movimentações de clientes no mesmo lugar.

Este artigo tem fins informativos gerais. As necessidades variam de acordo com a estrutura de armazéns, canais e documentos do seu negócio; meça o seu volume de movimentação antes de fazer a escolha.