E-İrsaliye Nedir, Nasıl Kesilir?

İrsaliye ile faturayı karıştırmak yaygın. Ayrım aslında net: irsaliye malı takip eder, fatura parayı.

Mal kamyona yüklendiğinde yanında irsaliye gider. Ödemesi konuşulduğunda fatura kesilir. İkisi aynı gün olabilir, olmayabilir.

e-İrsaliye ne işe yarar?

e-İrsaliye, kağıt sevk irsaliyesinin elektronik hali. Malın kimden kime, ne zaman, hangi araçla gittiğini kayıt altına alır ve GİB sistemi üzerinden iletilir.

Kağıt irsaliyeye göre pratik faydası şu: yolda kaybolmaz, arşivi kendiliğinden oluşur ve alıcı malı teslim aldığında sistem üzerinden yanıt verebilir. Sevkiyatı yoğun işletmelerde klasör ve nüsha derdini tamamen kaldırıyor.

Ne zaman irsaliye, ne zaman fatura?

Kendi mükellefiyet durumunuz ve hangi belgeyi düzenlemeniz gerektiği için mali müşavirinize danışın; kapsam sektöre ve cirolara göre değişiyor.

Nasıl kesilir?

1. Ön hazırlık. e-İrsaliye mükellefiyeti, mali mühür ve entegratör bağlantısı — e-fatura ile aynı altyapı. Ayrıca e-irsaliye için seri tanımı yapılır.
2. Stok ve Depo → Sevk İrsaliyesi → yeni kayıt.
3. Alıcıyı seçin. Cari kartından gelir.
4. Malları ve miktarları girin. Hangi depodan çıktığını seçmeyi atlamayın; çok depolu çalışıyorsanız yanlış depo stok farkı üretir.
5. Sevkiyat bilgilerini yazın. Sevk tarihi ve saati, araç plakası, taşıyıcı bilgisi.
6. Kaydedip gönderin. Belge entegratör üzerinden alıcıya ulaşır.

Stoğu iki kez düşürmeyin

Bu, irsaliye kullanan işletmelerin en sık yaşadığı sorun. Mal bir kez çıkıyor ama hem irsaliye hem fatura stoğu düşürürse kayıt iki kat eksiliyor.

Çözüm, faturayı irsaliyeden türetmek: irsaliyeyi faturaya dönüştürdüğünüzde stok yalnızca bir kez hareket eder. Ekipçe aynı akışı kullanmak şart; biri irsaliyeden fatura üretip diğeri sıfırdan fatura keserse sayım tutmaz. Stok takibi hataları yazısında bu konuyu ayrıntılandırdık.

Gelen e-irsaliyeler

Tedarikçileriniz size e-irsaliye gönderiyorsa bunlar da sisteme düşer. Malı teslim aldığınızda belgeyi işlersiniz ve stok girişi oluşur.

Qolay.App'te gelen irsaliyeler ayrı bir listede, "gelen" ve "işlenmiş" sekmeleriyle duruyor. "İrsaliye geldi ama stoğa girmemiş" durumunda ilk bakılacak yer bu sekme: belge muhtemelen henüz işlenmemiştir.

Sık sorulanlar

e-İrsaliye faturanın yerine geçer mi?

Hayır. İrsaliye sevkiyatı belgeler, fatura ise satışı. İkisi ayrı belgelerdir.

Kağıt irsaliye ile birlikte kullanabilir miyim?

e-İrsaliye mükellefiyseniz kapsamdaki sevkiyatlar için elektronik belge düzenlemeniz gerekir. Karma kullanım koşullarını müşavirinize teyit ettirin.

Araç plakası zorunlu mu?

Sevkiyat bilgileri belgenin temel unsurlarındandır; eksik bırakmak belgenin reddine yol açabilir.

İrsaliyenin altına sabit not ekleyebilir miyim?

Evet. Açıklama şablonları e-fatura ve e-arşivin yanında e-irsaliyede de çalışıyor.

e-İrsaliyeyi doğru kullanmanın sırrı belgeyi kesmek değil, faturayla ilişkisini net kurmak. Bunu bir kez oturttuğunuzda stok da kendiliğinden tutar.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açarak irsaliye ve fatura akışınızı tek yerden yönetebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Belge düzeni yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.