İlkin Mühasibat Nədir? Biznesiniz üçün Nə üçün Həyati Əhəmiyyət Daşıyır?

Kiçik bizneslərdə belə bir mənzərə çox tanışdır: dövriyyə pis deyil, sifarişlər gəlir, komanda işləyir. Amma ayın 28-də ödənişlər növbələşəndə kassada gözlənilən pul çıxmır. Heç kim pul mənimsəməyib. Sadəcə olaraq, heç kim hansı fakturanın ödənişinin alındığını və hansının ödəniş müddətinin keçdiyini tək bir yerdən izləməyib.

İlkin mühasibatlıq məhz bu boşluğu dolduran şeydir. Mürəkkəb bir intizam deyil; gündəlik pul hərəkətlərini müntəzəm olaraq qeyd etmək vərdişidir.

İlkin mühasibatlıq nə deməkdir?

İlkin mühasibatlıq — bir müəssisənin gündəlik ticarət əməliyyatlarının qeydiyyata alınması və izlənməsidir. Kəsdiyiniz faktura, aldığınız ödəniş, ödədiyiniz xərc, anbardan çıxan məhsul — hamısı bura yazılır.

Düzgün aparılan ilkin mühasibatlıq bu dörd suala gözləmədən cavab verir:

• Kassada və bankda hazırda nə qədər pulum var?
• Kimdən nə qədər alınacağım var, ödəmə müddəti nə vaxt bitib?
• Bu ay pulu ən çox haraya xərcləmişəm?
• Hansı məhsuldan neçə ədəd qalıb?

Bu sualların cavabını tapmaq üçün kiməsə zəng etməli və ya qovluqları qarışdırmalı olursunuzsa, deməli, ilkin mühasibatlığınız var, amma işləmir.

İlkin mühasibatlıq ilə ümumi mühasibatlıq eyni şey deyil

Ən çox səhv salınan mövzu budur. Maliyyə məsləhətçiniz ümumi mühasibatlığı aparır: qanuni kitablar, bəyannamələr, rəsmi bildirişlər. İlkin mühasibatlığı isə siz aparırsınız və məsləhətçinizə gedən məlumatı siz istehsal edirsiniz.

İkisi rəqib deyil, ardıcıldır. İlkin mühasibatlığınız səliqəsizdirsə, məsləhətçiniz daha çox vaxt sərf edir, siz daha çox ödəniş edirsiniz və səhv ehtimalı artır.

İlkin mühasibatlıq nəyi əhatə edir?

Sektordan sektora dəyişsə də, beş əsas başlığı demək olar ki, hər biznesdə eynidir:

• Fatura və çek: Satış fakturalarını kəsmək, alış fakturalarını və xərc çeklərini işləmək.
• Cari hesab: Müştəri və təchizatçıların borc-alacaq vəziyyəti. Ətraflı məlumat üçün cari hesabların izlənməsi bələdçimizə baxa bilərsiniz.
• Kassa və bank: Nağd pul və hesab hərəkətləri, hesablararası köçürmələr.
• Gəlir-xərc: Xərclərin kateqoriyalara bölünməsi. Kateqoriyasız xərc sonradan təhlil edilə bilməyən xərcdir.
• Anbar: Məhsulun daxil olması və çıxması, əldəki miqdar.

Əgər xidmət biznesisinizsə, anbar hissəsini ötۈrib keçə bilərsiniz. Qalan dördü miqyasından asılı olmayaraq vacibdir.

Qeydiyyat aparmamanın dəyəri (məsrəfi)

İlkin mühasibatlığı təxirə salmaq əvvəlcə vaxt qazandırır kimi görünür. Faktura kəsirsiniz, kənara qoyursunuz, "sonra daxil edərəm" deyirsiniz. Sonra isə daxil etmirsiniz.

Bunun bədəli adətən bu dörd yerdən çıxır:

• Tələb olunmayan alacaq. Ödəniş müddəti keçən fakturanı xatırlayan olmasa, müştəri də xatırlatmaz. Aylar sonra yada düşəndə ödənişin alınması çox daha çətin olur.
• Yanlış qiymətləndirmə. Hansı məhsulun həqiqətən mənfəət gətirdiyini bilmədən qiymət artırırsınız və ya artırmırsınız. Hər ikisi risklidir.
• Bəyannamə təlaşı. Ayın sonunda paketlə sənəd daşımaq həm gecikmə, həm də natamam hesabat riski deməkdir.
• İtirilmiş vaxt. "O faktura harada idi?" axtarışları həftədə bir neçə saat alır və bu saatlar heç vaxt geri gəlmir.

Excel kifayətdirmi?

Dürüst cavab: müəyyən qədər kifayətdir. Ayda 10-15 faktura kəsən, tək nəfərlik bir biznesdə düzgün qurulmuş Excel cədvəli iş görür.

Problemlər böyümə başlayanda ortaya çıxır. İkinci şəxs cədvələ toxunmağa başlayır, faylın üç müxtəlif versiyası dövriyyəyə girir, düstur səhvən silinir və heç kim fərqinə varmır. Üstəlik, e-fatura öhdəliyi yarananda cədvəl təkbaşına kifayət etmir; sənədi Dövlət Vergi Xidmətinə ötürən sistem tələb olunur.

Keçidi düşünürsünüzsə, "Excel-dən ilkin mühasibatlıq proqramına keçid" adlı məqaləmiz məlumatların köçürülməsi ardıcıllığını addım-addım izah edir.

Sıfırdan necə qurulur?

Hər şeyi eyni həftədə etməyə çalışmayın. Ardıcıllıq bu şəkildədir:

1. Başlanğıc qalıqlarını daxil edin. Bu gün kassada və bankda nə varsa, kimdən nə alacağınız və kimə nə borcunuz varsa, başlanğıc olaraq yazın. Bu addım ötürülərsə, sonrakı hər bir rəqəm səhv çıxacaq.
2. Cari kartları açın. Hər bir müştəri və təchizatçı üçün tək kart. Eyni şirkəti iki dəfə açmamaq üçün VÖEN (vergi nömrəsi) ilə uyğunlaşdırın.
3. Faktura kəsməyi bura köçürün. Fakturanı sistemdə kəsməyə başladığınız gün cari balans öz-özünə işləməyə başlayır.
4. Ödənişləri və daxilolmaları gündəlik qeyd edin. Gündə beş dəqiqə, ayda bir gün məşğul olmaqdan daha yaxşıdır.
5. Ayın sonunda hesabatlara baxın. Gəlir-xərc xülasəsi və ödəniş müddəti keçmiş alacaqlar siyahısı ilk baxılmalı olan iki hesabatdır.

İlk ay səliqəsiz keçə bilər. İkinci aydan etibarən rəqəmlər yerinə oturur.

Qolay.App bu işin harasındadır?

Qolay.App bulud əsaslı ilkin mühasibatlıq tətbiqidir. Faktura kəsmə, cari izləmə, kassa-bank, anbar və hesabatlıq tək yerdədir; e-fatura və e-qaimə göndərişi də eyniிக ekrandan həyata keçirilir. Mühasibatlıq təhsili almadan istifadə oluna biləcək şəkildə hazırlanmışdır.

Pulsuz plan ildə 500 fakturaya qədər bütün xüsusiyyətləri əhatə edir; istifadəçi və şirkət sayında məhdudiyyət yoxdur. Ətraflı məlumat üçün pulsuz ilkin mühasibatlıq proqramı məqaləmizə nəzər salın.

Tez-tez verilən suallar

İlkin mühasibatlıq aparmaq qanuni öhdəlikdirmi?

"İlkin mühasibatlıq aparacaqsan" deyən birbaşa maddə yoxdur. Lakin kitabları saxlamaq və sənədləşmə öhdəliklərinizi yerinə yetirə bilməyiniz üçün qeydlərinizin müntəzəm olması praktikada zəruridir. Öz vəziyyətinizlə bağlı maliyyə məsləhətçinizlə məsləhətləşin.

Maliyyə məsləhətçim onsuz da var, yenə də aparmalıyammı?

Bəli. Məsləhətçiniz sizə keçmiş dövrün rəsmi cədvəlini verir; ilkin mühasibatlıq isə bu günün vəziyyətini göstərir. Kimin borcunun ödəniş müddətinin keçdiyini məsləhətçiniz sizə deməyəcək.

Tək nəfərlik biznesdə də lazımdırmı?

Xüsusilə lazımdır. Tək işləyən sizsinizsə, unudulan ödənişi xatırladacaq ikinci bir şəxs də yoxdur. Sərbəst çalışırsınızsa, frilanserlər üçün gəlir-xərc izlənməsi məqaləsi daha uyğun bir başlanğıcdır.

Keçmiş illərin qeydlərini də daxil etməliyəmmi?

Xeyr. Bir kəsmə tarixi təyin edib həmin gündəki qalıqlarla başlamaq kifayətdir. Keçmişi geriyə dönük işləmək əksər bizneslərdə yarımçıq qalır və motivasiyanı bitirir.

İlkin mühasibatlıq biznesi böyütmək deyil, böyüyərkən nəzarəti itirməmək vasitəsidir. Bu gün kassadakı pulu və ödəniş müddəti keçmiş alacağı bilirsinizsə, qalanı onsuz da gələcək.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq ilk fakturanızı bu gün kəsə bilərsiniz.