E-Fatura və E-Arşiv Fatura Arasındakı Fərqlər Nələrdir?

Hər iki sənəd elektronikadır. Hər ikisi də fakturadır. Hər ikisində eyni məlumatlar var: alıcı, məbləğ, ƏDV, maddələr siyahısı. Elə isə niyə bu iki fərqli sənəd mövcuddur?

Çünki onların arasındakı fərq sənədin özündə deyil, necə ötürülməsindədir. Və hansını kəsəcəyinizi siz seçmirsiniz — alıcı müəyyənləşdirir.

Bir cümlə ilə fərq

e-Fatura e-fatura ödənişçisi olan iki tərəf arasında GİB-in (Vergilər İdarəsinin) qapalı sistemi üzərindən gedir. Alıcının poçt qutusuna düşür; e-poçt və ya kağız daşıyıcı söz mövzusu deyil.

e-Arxiv faktura isə bu sistemin xaricində olan hər kəsə kəsilir: son истекlərlə (istehlakçılarla), e-fatura ödənişçisi olmayan şirkətlərə. Sənəd elektronik olaraq yaradılır və GİB-ə hesabat verilir, lakin alıcıya e-poçt, SMS və ya kağız çıxış şəklində çatır.

Bunu qapalı dövrəli kuryer ilə adi poçt arasındakı fərq kimi düşünə bilərsiniz. İçindəki məktub eynidir; daşınma yolu fərqlidir.

Qərar verən sual: alıcı e-fatura ödənişçisidirmi?

Kəsməzdən əvvəl cavablamalı olduğunuz yeganə sual budur. Öz vergi ödənişçisi statusunuz deyil, qarşı tərəfin statusu həlledicidir.

• Alıcı e-fatura ödənişçisidirsə → e-fatura. Başqa seçim yoxdur. Bu tərəfə e-arxiv və ya kağız faktura kəsilə bilməz.
• Alıcı e-fatura ödənişçisi deyilsə → e-arxiv faktura. İstər fiziki şəxs olsun, istərsə də vergi ödənişçisi olmayan şirkət, sənəd e-arxiv kimi tərtib edilir.

Praktikada bu belə görünür: əgər topdansatışla məşğulsuzsa və dilerinizə satış edirsinizsə, çox güman ki, e-faturadır. Eyni gün internet saytınızdan bir istehlakçıya satış etmisinizsə, e-arxivdir. İkəsini də eyni gün, eyni proqramdan kəsirsiniz.

Alıcının vergi ödənişçisi olub-olmadığını haradan bilə bilərəm?

Müştəridən soruşmaq ən zəif üsuldur; əksər hallarda onun özü də əmin deyil. GİB-in e-fatura ödənişçi siyahısı üzərindən vergi nömrəsi ilə sorğu edə bilərsiniz.

Praktikada bu yoxlamanı əllə etmirsiniz. Ön mühasibatlıq proqramları kontragent kartındakı vergi nömrəsini yoxlayaraq faktura növünü özü müəyyənləşdirir. Qolay.App-də də axış belə işləyir: kontragenti seçdiyinizdə sənəd növü avtomatik gəlir, səhv növ seçmək ehtimalı aradan qalxır.

Bir xəbərdarlıq: ödənişçi siyahısı dəyişir. Bu gün ödənişçi olmayan bir müştəri altı ay sonra siyahıya düşə bilər. Kontragent kartlarını arabir yeniləmək lazımdır.

Müqayisə cədvəli

Ləğv etmə və etiraz etmə eyni şəkildə işləmir

Bu, fərqin ən çox başınızı ağrıda biləcəyi məqamdır və əksər müqayisələrdə bu, nəzərdən qaçırılır.

e-Fatura qarşı tərəfə çatdıqdan sonra birtərəfli qaydada ləğv edilə bilməz. Kommersiya ssenarisində alıcı sənədi rədd edə bilər; əsas ssenaridə isə düzəliş adətən qaytarılma fakturası ilə edilir. Yəni "səhv kəsdim, silərəm" deyə bir şey yoxdur.

e-Arxiv fakturada ləğv etmə hesabat müddəti bitməmiş həyata keçirilə bilər. Müddət bitibsə, yenə də düzəliş yoluna gedilir.

Nəticə etibarilə: faktura kəsməzdən əvvəl məbləğ və kontragent nəzarəti, kəsdikdən sonra düzəltməyə çalışmaqdan qat-qat ucuz başa gəlir.

Ən çox edilən üç səhv

• Eyni müştəri üçün iki kontragent kartı açmaq. Biri cari vergi nömrəsi ilə, digəri köhnə qeydlə. Faktura səhv kartdan kəsilir, növ də səhv gedir. Vergi nömrəsi ilə unikallaşdırma bunun qarşısını alır.
• Ödənişçi statusunun dəyişməsini izləməmək. Müştəri siyahıya düşdükdən sonra ona e-arxiv kəsməyə davam etmək uyğunsuzluq yaradır.
• e-Fatura çıxışını "faktura" zənn etmək. e-Faturanın kağız çıxışı məlumat məqsədi daşıyır; sənədin özü elektronik olanıdır.

Hər ikisini tək yerdən kəsmək

Gündəlik işdə e-fatura və e-arxivi ayrı proqramlarda idarə etməyin heç bir mənası yoxdur. Qolay.App-də faktura ekranı təkdir; kontragenti seçdiyinizdə sənəd növü müəyyənləşdirilir, inteqrator üzərindən göndəriş həyata keçirilir və daxil olan e-faturalar da eyni yerdə siyahılanır.

Faktura kəsmə axışını addım-addım görmək istəyirsinizsə, e-fatura necə kəsılır məqaləmizə baxın. Hər sənədin altına IBAN və ya kontragent qalığı kimi sabit qeydlər əlavə etmək istəyirsinizsə, e-sənəd izahat şablonları işinizə yarayacaq.

Tez-tez verilən suallar

e-Arxiv fakturanı kağız şəklində verə bilərəmmi?

Bəli. e-Arxiv fakturanın çıxışı alıcıya təhvil verilə bilər. e-Faturada bu keçərli deyil.

e-Fatura ödənişçisi deyiləm, e-arxiv kəsməliyəmmi?

Ödənişçi statusunuz yoxdursa, kağız faktura tərtib edə bilərsiniz. Lakin e-arxiv əhatə dairəsinə daxil olan hallar dövriyyə və sektordan asılı olaraq dəyişir; öz öhdəliyinizi maliyyə məsləhətçinizlə dəqiqləşdirin.

Hər ikisi üçün ayrı nömrə seriyasından istifadə olunurmu?

Əksər hallarda bəli, ayrı seriya təyin edilir. Proqramda seriyaları əvvəldən düzgün qurmaq, sonradan nömrə qarışıqlığı ilə üzləşməkdən daha yaxşıdır.

e-Qaimə (e-İrsaliye) də bunlardan biridirmi?

Xeyr, e-qaimə malın daşınmasını sənədləşdirir; fakturanı əvəz etmir. Təfərrüatları e-qaimə məqaləmizdə.

Xülasə: sənədi siz seçmirsiniz, alıcı müəyyənləşdirir. Kontragent kartlarınız düzgündürsə, proqram da düzgün növü seçəcək və bu məsələ barədə bir daha düşünməli olmayacaqsınız.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq e-fatura və e-arxiv proseslərinizi tək ekrandan idarə edə bilərsiniz.

Bu məqalə ümumi məlumatlandırma məqsədi daşıyır. Vergi ödənişçisi statusunuz və sənəd tərtibatı öhdəlikləriniz üçün maliyyə məsləhətçinizə müraciət edin.