e-Fatura Ödəyicisi Sorğusu Necə Edilir?

Fakturanı tərtib etdiniz, göndərdiniz. Bir neçə saat sonra sistem "alıcı e-qaimə ödəyicisidir" deyə rədd etdi. Və ya daha pisi: rədd etmədi, e-arxiv kimi getdi və aylar sonra uyğunsuzluq olaraq qarşınıza çıxdı.

Bu səhvin tək bir səbəbi var: sənədi kəsməzdən əvvəl alıcının ödəyici statusuna baxılmayıb.

Niyə bu yoxlama mütləqdir?

Hansı sənədi kəsəcəyinizə siz qərar vermirsiniz. Alıcı müəyyənləşdirir.

• Alıcı e-qaimə ödəyicisidirsə → e-qaimə kəsilir, GİB-in qapalı sistemi üzərindən gedir.
• Alıcı ödəyici deyilsə → e-arxiv faktura kəsilir, e-poçt və ya çap olunaraq təqdim edilir.

Öz ödəyici statusunuz burada həlledici deyil. Siz e-qaimə ödəyicisi olsanız belə, qarşı tərəf deyilsə, ona e-arxiv kəsəcəksiniz. Təfərrüatları e-qaimə və e-arxiv fərqi yazımızda.

Sorğu necə aparılır?

Yoxlamanın əsası GİB-in saxladığı qeydiyyatdan keçmiş istifadəçilər siyahısıdır. Bu siyahıda yer alan hər bir VÖEN e-qaimə ala bilər deməkdir.

Üç praktiki yol var:

• GİB üzərindən. Gəlir İdarəsi Başkanlığının e-sənəd səhifələrindəki qeydiyyatdan keçmiş istifadəçi siyahısından vergi nömrəsi ilə axtarış edə bilərsiniz. Siyahı toplu şəkildə də yüklənə bilər.
• İnteqratorunuz üzərindən. e-Sənəd inteqratorunuzun panelində adətən VÖEN sorğu ekranı olur.
• Proqramınız üzərindən. Ön mühasibatlıq proqramı cari kartı qeydiyyata alarkən bu yoxlamanı özü edir və sənəd tipini avtomatik müəyyənləşdirir.

İlk iki yol əl ilədir; faktura başına ən azı bir dəqiqə. Üçüncüsündə yoxlama arxa planda baş verir və siz fərqinə belə varmırsınız.

Müştəriyə soruşmaq niyə yetərsizdir?

"E-qaimə istifadəçisisinizmi?" deyə soruşmaq ən sürətli üsul kimi görünür. Problem odur ki, qarşı tərəfdəki həmsöhbətiniz əksər hallarda bunu bilmir.

Satınalmanı həyata keçirən şəxs ilə ödəyici statusunu bilən şəxs eyni şəxs deyil. Sizə xoş niyyətlə verilən səhv məlumat fakturanın rədd edilməsi ilə nəticələnir və düzəliş işi yenə sizə qalır.

Bəyanata yox, qeydiyyata baxın. Vergi nömrəsi obyektiv məlumatdır; ödəyici statusu həmin nömrəyə bağlıdır.

Əsas tələ: siyahı dəyişir

Bir dəfə yoxlayıb cari karta "e-arxiv" yazmaq kifayət deyil. Ödəyici siyahısı davamlı olaraq yenilənir.

Bu gün ödəyici olmayan müştəriniz dövriyyə həddini aşdığı üçün altı ay sonra siyahıya düşə bilər. Siz ona e-arxiv kəsməyə davam etsəniz, sənəd tipi artıq səhv olacaq.

O səbəbdən yoxlama birdəfəlik deyil, davamlıdır. Əl ilə işləyirsinizsə, cari kartlarınızı müəyyən fasilələrlə toplu şəkildə yenidən sorğulamalısınız. Proqram istifadə edirsinizsə, bu yenilənmə arxa planda həyata keçir.

Kimlərin nə vaxt ödəyici olacağını müəyyənləşdirən hədləri keçid məcburiyyəti yazımızda nəzərdən keçirdik.

Səhv tip kəsilərsə nə olar?

Üçüncü sətr ən darıxdırıcı olanıdır. Rəqəm səhvi ilə daxil edilən vergi nömrəsi tanımadığınız bir şirkətə faktura göndərməyinizə səbəb ola bilər. Düzəltmək üçün ləğv etmə prosesini həyata keçirməlisiniz və bunun vaxt məhdudiyyəti var.

Cari kartın qaydası: yoxlamanın əsl yeri

Ödəyici statusunun yoxlanılması faktura ekranında deyil, cari kartında həll olunur. Kart düzgündürsə, faktura öz-özünə düzgün olur.

• Vergi nömrəsi ilə unikallaşdırın. Eyni müştəri üçün ikinci kartın açılmasının qarşısını alın. İki kart, biri cari digəri köhnə məlumatla, ən sıx səhv mənbəyidir.
• Şirkət adını GİB qeydiyyatındakı kimi yazın. Qısaltma və sərbəst yazı sonradan uzlaşdırmanı çətinləşdirir.
• Vergi orqanını boş saxlamayın. Sənəd doğrulamalarında tələb olunur.
• Kartı ilk qeydiyyatda təsdiqləyin. Müştəri yaradarkən sorğulamaq, yüzüncü fakturada səhv axtarmaqdan ucuzdur.

Qolay.App-də cari seçdiyinizdə sənəd tipi kartın vergi nömrəsinə görə müəyyənləşir; e-qaimə yoxsa e-arxiv olacağını əllə seçmirsiniz. Səhv tip seçmək ehtimalı beləliklə prosesdən çıxarılır.

Tez-tez verilən suallar

Şəxsiyyət vəsiqəsinin nömrəsi ilə sorğu aparmaq mümkündürmü?

Fərdi sahibkarlar şəxsiyyət vəsiqəsinin nömrəsi ilə də qeydiyyatda ola bilər. Sorğunu bu nömrə ilə edə bilərsiniz; son istehlakçılar üçün isə sorğu tələb olunmur, onlara e-arxiv kəsilir.

Siyahını nə qədər tez-tez yoxlamalıyam?

Əl ilə işləyirsinizsə, daimi müştəriləriniz üçün ayda bir dəfə toplu yoxlama məqbul bir ritmdir. Avtomatik yoxlama edən proqram istifadə edirsinizsə, əlavə bir əməliyyata ehtiyac yoxdur.

Ödəyici statusunun başlanğıc tarixi vacibdirmi?

Bəli. Siyahıda görünən qeydiyyatda ödəyicinin statusunun başladığı tarix yer alır. Həmin tarixdən əvvəlki əməliyyatlar üçün fərqli sənəd tipi keçərli ola bilər.

Səhv tip kəsdim, nə etməliyəm?

Müddəti daxilindədirsə, ləğv edib düzgün tip ilə yenidən tərtib edin. Müddət keçibsə, izləniləcək yol fərqlidir; maliyyə məsləhətçinizlə əlaqə saxlayın.

Qısası: düzgün sənəd tipi düzgün cari kartından çıxır. Yoxlamanı faktura anına buraxmaq əvəzinə müştəri qeydiyyatına daşısanız, bu mövzunu bir daha düşünməyəcəksiniz.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq cari kartlarınızı təsdiqlənmiş vergi məlumatı ilə saxlaya, sənəd tipini proqrama həvalə edə bilərsiniz.

Bu məqalə ümumi məlumatlandırma məqsədi daşıyır. Ödəyici əhatə dairəsi və sorğu üsulları dəyişə bilər; rəsmi mənbə GİB-dir. Öz vəziyyətiniz üçün maliyyə məsləhətçinizlə məsləhətləşin.