كيفية إجراء الجرد باستخدام الباركود؟

ظهور 40 منتجاً في النظام بينما يوجد على الرف 28 فقط هو أمر يمثل مفاجأة غير سارة في نهاية العام لمعظم الشركات. في الواقع، هي ليست مفاجأة، بل هي حصيلة الفروقات البسيطة المتراكمة على مدار أشهر.

الجرّد بالباركود هو الطريقة العملية لاكتشاف هذا الفرق بانتظامه دون الانتظار لنهاية العام. الهدف ليس إغلاق المستودع بالكامل في كل مرة، بل جرد المنتجات الصحيحة بالتسجيل الصحيح وتوثيق الفارق.

لماذا لا يكفي الجرد السنوي الشامل؟

الجرد الذي يتم مرة واحدة في السنة يجمع بين ثلاث مشكلات:

• يتفاقم الفارق. تتراكم الهوالك، عمليات الخروج الخاطئة، والمرتجعات المنسية، مما يجعل العثور على السبب الأساسي أمراً صعباً.
• يتوقف العمل. عندما يُجرد المستودع بأكمله في يوم واحد، تتعطل عمليات البيع والشحن.
• تتأثر القرارات. يتم إصدار الطلبات وتحديد الأسعار خلال الشهر بناءً على مخزون خاطئ؛ والرقم الذي يتم تصحيحه في نهاية العام لا ينقذ القرارات السابقة.

لهذا السبب، فإن النظام الأساسي في الشركات التي تعتمد على الباركود هو الجرد الجزئي / الد دوري: حيث تقوم بجرد مجموعة معينة من المنتجات كل أسبوع أو كل شهر. لقد تناولنا مصدر الفرق بشكل إضافي في مقال أخطاء تتبع المخزون.

التحضير لما قبل الجرد

قبل البدء بعملية المسح الضوئي، هناك أربع خطوات تحافظ على دقة الجرد:

• إغلاق المستندات المفتوحة. إذا كانت هناك بوليصات شحن أو فواتير أو عمليات تحويل مخزني معلقة، فيرجى إكمالها أولاً؛ وإلا فإن الأرصدة ستتغير أثناء الجرد.
• فصل المنتجات التي لا تحمل باركود. قم بعمل قائمة منفصلة لوحدات SKU التي تحمل ملصقات ممزقة أو التي بلا باركود نهائياً؛ ولا تخلطها مع الجرد اليدوي.
• تحديد منطقة الجرد بوضوح. إذا كان المنتج نفسه موجوداً على رفّين، فحدد مسبقاً الموقع الذي سيتم جرد ه.
• من سيقوم بالجرد ومن سيوافق عليه. الفصل بين الشخص الذي يقوم بالجرد والشخص الذي يوافق على الفارق يقلل من أخطاء "قمت بمسحها وانتهى الأمر".

كيف يسير الجرد بالباركود؟

التدفق العملي عادة ما يكون كالتالي:

• افتح قائمة الجرد أو مستند الجرد (مجموعة المنتجات، الرف، المستودع).
• امحُ ضوئياً كل وحدة؛ قراءة نفس الباركود مرة أخرى تزيد العدد.
• إذا كان هناك تحويل للكرتون / العبوة (مثل: 1 كرتون = 12 قطعة)، فثبّت مُعامل الوحدة في الجرد.
• عند انتهاء القائمة، قارن رصيد النظام بالكمية التي تم جردها.
• سجّل الفارق باعتباره فارق جرد؛ فالتعديل اليدوي لبطاقة المخزون لا يترك أثراً.

حتى لو كان سبب الفارق غير معروف، فلا تؤجل التسجيل. اجعل المخزون مطابقاً للواقع أولاً، ثم دوّن السبب الرئيسي (مستودع خاطئ، خروج بدون بوليصة، هالك) بشكل منفصل. لقد شرحنا كيف ينعكس الفارق على الأرباح في مقال تكلفة المخزون.

ماذا سيكون مصير المبيعات أثناء الجرد؟

في الشركات الصغيرة، ليس ممكناً دائماً إغلاق المستودع بالكامل. هناك نهجان مفيدان:

• إغلاق المنطقة. أغلق الممر / الرف الذي يتم جرده مؤقتاً فقط؛ ودع المبيعات تستمر من المناطق الأخرى.
• ساعة الإقفال. قم بالجرد في الصباح الباكر أو بعد الإغلاق؛ وثبّت حركات ذلك اليوم قبل عكسها على مستند الجرد.

إذا حدث التباس حول الرصيد الذي تُسجل فيه المبيعات أثناء فتح مستند الجرد، فس يصبح الفارق بلا معنى. ولهذا السبب، فإن إبقاء "نافذة الجرد" قصيرة وواضحة يعتبر أكثر صحة من يوم جرد شامل طويل.

ما هي المنتجات التي يجب جردها بشكل متكرر؟

ليس من الضروري جرد كل وحدة SKU بنفس التكرار. يتم ترتيب الأولويات كالتالي:

• المنتجات سريعة الحركة — أسبوعياً أو كل أسبوعين.
• المنتجات عالية القيمة — حتى وإن كانت الكمية قليلة، فشهررياً.
• المنتجات ذات مخاطر الهالك / الفقد العالية — الأغذية، القطع الصغيرة، والبضائع المنقولة ميدانياً.
• المنتجات ذات مستويات المخزون الحرجة المحددة — تأكد من دقة الرصيد قبل الاعتماد على التنبيه. راجع مقال مستوى المخزون الحرج.

الأسئلة الشائعة

هل قارئ الباركود ضروري؟

ليس إلزامياً، ولكن مع زيادة عدد المنتجات، تتزايد أخطاء الجرد اليدوي بسرعة. كاميرا الهاتف أو القارئ اللاسلكي تجعل الجرد الجزئي مستداماً.

كيف أسجل فارق الجرد؟

استخدم حركة جرد / فرق مخزون منفصلة تسحب رصيد النظام إلى الكمية التي تم جردها. هذا يحدث بطاقة المخزون دون الإخلال بالفاتورة أو الحساب الجاري؛ وفي نهاية الفترة، سيرى محاسبك القانوني المصدر أيضاً.

ماذا لو كان نفس الباركود موجوداً في منتجين؟

ستُسجل القراءة في البطاقة الخاطئة. تحقق من مطابقة الباركود مع وحدة SKU قبل الجرد؛ وهو أمر شائع خاصة في الملصقات الواردة من الموردين.

كيف يتم الجرد في الشركات ذات المستودعات المتعددة؟

قم بالجرد على أساس المستودعات. إن عد إجمالي المخزون كرقم واحد يُخفي المستودع الذي يوجد به عجز. لقد شرحنا التحويل وأرصدة المستودعات في مقال العمل بمستودعات متعددة.

باختصار: الجرد بالباركود ليس احتفالاً سنوياً، بل هو روتين تحكم منتظم. الجرد المتكرر بمجموعات صغيرة يمنع الفروقات الكبيرة والطلبات الخاطئة.

من خلال فتح حساب مجاني في Qolay.App، يمكنك تتبع حركات مخزونك وفروقات الجرد جنباً إلى جنب مع تدفق الفواتير.

هذا المقال مخصص للأغراض الإلغائية والمعلوماتية العامة. تختلف تقييمات المخزون وعمليات نهاية الفترة وفقاً لنظام الدفاتر الخاص بشركتك؛ استشر محاسبك المالي لحالتك الخاصة.