زمانی که اکسل دیگر پاسخگو نیست
هنگام انتخاب نرم‌افزار مدیریت موجودی به چه مواردی باید توجه کرد؟
مشکل اصلی در مدیریت موجودی، تعداد محصولات نیست، بلکه تعداد تراکنش‌ها است. قابلیتهای اصلی که باید از یک نرم‌افزار انتظار داشت و معیارهای انتخاب را فهرست کرده‌ایم.
پیگیری پنجاه محصول در اکسل ساده به نظر می‌رسد. نقطه عطف واقعی زمانی آغاز می‌شود که ده‌ها ورود و خروج در روز اتفاق می‌افتد: دو نفر در یک روز رکوردهای متفاوتی را به‌روزرسانی می‌کنند، مرجوعی‌ها فراموش می‌شوند و مشخص نیست تفاوت موجودی از کجا آمده است.
هنگام انتخاب نرم‌افزار مدیریت موجودی، به طول لیست ویژگی‌ها نگاه نکنید؛ بلکه به قابلیت‌هایی توجه کنید که واقعاً کار روزانه شما را آسان‌تر می‌کنند. معیارهای زیر به سوالات مشخصی تبدیل می‌شوند که می‌توانید در طول دمو بپرسید.
ابتدا تراکنش، سپس تعداد محصولات
نیازهای یک نرم‌افزار را فرکانس تراکنش‌ها تعیین می‌کند، نه تعداد کارت‌های محصول. یک کسب‌وکار که هفته‌ای چند خرید و فروش انجام می‌دهد با انباری که روزانه صدها سفارش ارسال می‌کند، به یک راه‌حل نیاز ندارند.
- تک انبار، تک کانال. کارت موجودی ساده، رسید خرید و فروش و انبارگردانی دوره‌ای در بیشتر مواقع کافی است.
- چند کاناله یا چند انباره. بدون انتقال، موجودی مبتنی بر کانال و همگام‌سازی، سیستم در مدت کوتاهی اطلاعات نادرستی ارائه خواهد داد.
- عملیات بارکددار. ورود دستی کدها خطا ایجاد می‌کند؛ بارکدخوان یا اسکن موبایل باید بخشی از روتین روزانه باشد.
پیش از انتخاب، تراکنش‌های یک هفته خود را بشمارید: چند خرید، چند فروش، چند مرجوعی، چند انتقال. این عدد نیازهای شما را بهتر از صفحه ویژگی‌ها بیان می‌کند.
هشت معیار انتخاب
| معیار | سوالی که باید در دمو پرسیده شود |
|---|---|
| یکپارچه‌سازی فاکتور / حواله | آیا فاکتور فروش به طور خودکار از موجودی کم می‌کند؟ |
| بارکد و واحد | آیا تبدیل کارتن / عدد برای یک محصول وجود دارد؟ |
| سطح بحرانی | آیا قبل از اتمام موجودی هشدار دریافت می‌کنم؟ |
| چند انباری | آیا انتقال انبار با یک رسید ثبت می‌شود؟ |
| تفاوت انبارگردانی | تفاوت حاصل از نتیجه شمارش چگونه ثبت می‌شود؟ |
| هزینه / بها تمام شده کالای فروش رفته | بهای تمام شده کالای فروش رفته با چه روشی محاسبه می‌شود؟ |
| موبایل / صحرایی (سیار) | آیا می‌توان ورود و خروج را در انبار با تلفن همراه انجام داد؟ |
| گزارش و خروجی گرفتن | آیا می‌توانم لیست موجودی و تراکنش‌ها را خروجی بگیرم؟ |
لزومی ندارد که همه این هشت مورد برای هر کسب‌وکاری ضروری باشد. اما سطح بحرانی یا ثبت تفاوت انبارگردانی که به بهانه "شاید بعداً لازم شود" به تعویق می‌اندازید، معمولاً در سه ماه اول به یک ضرورت تبدیل می‌شود.
آیا انبار و حسابداری مقدماتی باید در یک جا باشند؟
استفاده از یک نرم‌افزار موجودی جداگانه و یک نرم‌افزار فاکتور جداگانه امکان‌پذیر است. مشکل اینجاست که این دو سیستم با تاخیر با هم ارتباط برقرار می‌کنند: فاکتور را صادر کرده‌اید، اما از موجودی کم نشده است؛ خروج از انبار را انجام داده‌اید، اما حساب تفصیلی ایجاد نشده است.
در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، کم‌اصطکاک‌ترین مدل این است که تراکنش موجودی در همان زنجیره ثبت فاکتور و حواله ایجاد شود. به این ترتیب می‌توانید سریع‌تر منبع مشکل "در سیستم موجود است، اما در قفسه نیست" را پیدا کنید. در مقاله جلوگیری از خطاهای موجودی دلایل رایج این قطع ارتباط را توضیح داده‌ایم.
سه موردی که بیش از همه در راه‌اندازی نادیده گرفته می‌شوند
- موجودی اول دوره. شروع کار با نرم‌افزار خالی و گفتن اینکه "بعداً می‌شماریم" به معنای ایجاد اختلاف از روز اول است. با انبارگردانی اول دوره شروع کنید.
- نظم کارت محصول. داشتن دو کارت برای یک محصول به معنای تقسیم موجودی به دو قسمت است. یکتا بودن بارکد و SKU را در هنگام راه‌اندازی قفل کنید.
- چه کسی چه چیزی را وارد می‌کند. پرسنل انبار، فروش و حسابداری نباید دسترسی‌های یکسانی داشته باشند. کسر شدن از انبار اشتباه اغلب یک مسئله مربوط به سطح دسترسی است.
اگر به صورت چند انباره کار می‌کنید، ساختار انتقال انبار را نیز در روز راه‌اندازی مشخص کنید؛ اضافه کردن آن در آینده تراکنش‌های گذشته را مختل می‌کند.
سوالات متداول
ادامه کار با اکسل تا چه زمانی منطقی است؟
اگر یک نفر آن را به‌روزرسانی می‌کند، حجم تراکنش‌ها کم است و شمارش را به طور منظم انجام می‌دهید، مدتی بیشتر دوام می‌آورد. اگر دو نفر شروع به کار روی یک فایل کرده‌اند یا مرجوعی‌ها و انتقال‌ها فراموش می‌شوند، زمان تغییر فرا رسیده است.
آیا بارکد اجباری است؟
اجباری نیست، اما با افزایش تنوع محصولات و سرعت، ورود دستی کدها خطا ایجاد می‌کند. حداقل استفاده از بارکد در محصولات با گردش بالا، سرعت انبارگردانی و فروش را به طور چشمگیری بهبود می‌بخشد.
سطح موجودی بحرانی چگونه تعیین می‌شود؟
با منطق زمان تحویل + موجودی ایمنی. فرمول آن را در مقاله سطح موجودی بحرانی توضیح داده‌ایم؛ اینکه نرم‌افزار بتواند هشدار را نمایش دهد یک معیار انتخاب است.
آیا انتخاب روش هزینه (ارزش‌گذاری) مهم است؟
بله. هنگامی که یک محصول با قیمت‌های مختلف خریداری می‌شود، محاسبه سود بسته به روش تغییر می‌کند. تفاوت بین میانگین موزون و FIFO را در مقاله ارزش‌گذاری موجودی بررسی کرده‌ایم.
به طور خلاصه: یک نرم‌افزار موجودی خوب کاتالوگ ویژگی‌ها نیست؛ بلکه سیستمی است که همزمان با فاکتور کار می‌کند، می‌تواند تفاوت انبارگردانی را ثبت کند و سطح بحرانی را اطلاع دهد.
با باز کردن یک حساب رایگان در Qolay.App می‌توانید موجودی، فاکتورها و تراکنش‌های حساب‌های تفصیلی خود را از یک مکان پیگیری کنید.
این مقاله صرفاً برای اطلاع‌رسانی عمومی است. نیازها بسته به ساختار انبار، کانال و اسناد کسب‌وکار شما متفاوت است؛ پیش از انتخاب، حجم تراکنش‌های خود را اندازه بگیرید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
هنگام انتقال از پورتال به نرم‌افزار حسابداری مقدماتی
فاکتور دارید، نظم ندارید
صدور فاکتور در پورتال کار می‌کند، اما پیگیری حساب‌های جاری، موجودی انبار و وصول مطالبات خارج از آن میماند. در این مقاله به بررسی این موضوع پرداختیم که در هنگام انتقال چه دادههایی منتقل می‌شوند و به چه نکاتی باید توجه کرد.
پortal آرشیو الکترونیکی چیست و چه زمانی استفاده می‌شود؟
انتخاب میان پortal GİB و نرم‌افزار
پرتال رایگان آرشیو الکترونیکی GİB تا حجم مشخصی کارساز است. ما محدودیتهای پرتال، اینکه برای چه کسی مناسب است و چه زمانی دیگر جوابگوی نیازها نیست را توضیح دادیم.
۱۰ معیار برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری مقدماتی
سوالاتی که هنگام مشاهده دمو باید پرسید
برنامهای که فهرست ویژگیهای طولانی دارد، لزوماً برنامه خوبی نیست. سوالات ملموسی را که باید در طول دمو بپرسید، فهرست کرده‌ایم.