Lo que no se debe pasar por alto en el primer mes
Lista de Verificación Contable para la Apertura de un Negocio
Unos cuantos registros omitidos en las primeras semanas de la apertura se convierten en un caos difícil de solucionar seis meses después. Hemos listado los pasos a seguir en orden.
Se colgó el cartel, llegó la primera venta y se dijo "luego hacemos la factura". Seis meses después, los saldos de las cuentas corrientes no cuadran, no se sabe el stock y el asesor fiscal pide documentos faltantes. La parte contable de una apertura comienza después de los documentos de constitución.
Esta lista recopila, en un lenguaje práctico, lo que un nuevo contribuyente debe revisar en orden durante su primer mes. No es una formulación jurídica; es una lista de verificación para el dueño del negocio.
1) Obligación tributaria y datos de identidad
- ¿Está completo el registro en la oficina de impuestos / la constitución de la empresa?
- ¿El código NACE (de actividad) corresponde a su actividad real?
- ¿La dirección del lugar de trabajo, el contacto y el correo electrónico están actualizados en el portal de hacienda / gobierno electrónico?
- ¿Se ha firmado el contrato con el asesor fiscal y se han realizado las autorizaciones / definiciones de usuario intermediario?
Un código NACE incorrecto sale a relucir más adelante, desde los incentivos hasta la aplicación del IVA. El artículo sobre el código NACE aclara este paso.
2) Infraestructura de documentos y documentos electrónicos
- ¿Se ha solicitado el sello financiero o la firma electrónica? (El tiempo de entrega puede retrasar la apertura).
- ¿Se ha evaluado la necesidad de factura electrónica / archivo electrónico o el umbral de obligatoriedad?
- ¿Se ha decidido entre un portal o un integrador?
- ¿Están listas la serie de facturas, el logotipo y las plantillas de descripción?
Tener operativo el canal de documentos antes de la primera venta previene el caos de "ya vendí pero la factura la hago después".
3) Esqueleto de la contabilidad previa (primer día)
- Abra cuentas de caja y de banco. No mezcle la cuenta comercial con la cuenta personal.
- Anote los saldos de apertura. El capital depositado en caja, el monto ingresado al banco y el stock inicial, si lo hay.
- Cree las fichas de cuentas corrientes básicas. Los primeros proveedores y los primeros clientes.
- Abra las fichas de productos / servicios. Seleccione correctamente la tasa de IVA y el precio unitario.
- Mantenga simples las categorías de gastos. Pocas casillas como alquiler, personal, envíos y general.
Sin este esqueleto, cada transacción se convierte en una "nota de Excel". El artículo sobre los primeros pasos para empresas unipersonales también acompaña este periodo.
4) Rutinas del primer mes
| Qué | Con qué frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Documento de venta | El día de la transacción | Para no perder los plazos |
| Registro de gastos / tiques | Al menos semanalmente | Para que no se acumulen en la guantera |
| Conciliación bancaria | Semanal | Para que caja y bancos cuadren |
| Compartir con el asesor fiscal | 3 a 5 días antes de fin de mes | Para evitar el pánico de las declaraciones |
5) Lo que sale caro al omitirse
- No registrar el dinero que sale del bolsillo del socio (se mezclan capital y deudas).
- Empezar un negocio con stock y no realizar un recuento físico.
- Desconocer el calendario de retenciones de alquiler / impuestos acumulados.
- Dejar para después el proceso de alta y nómina si hay personal.
- No consultar sobre el derecho a incentivos para jóvenes emprendedores.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden realizar ventas en el primer mes sin emitir factura?
Si hay una venta, nace la obligación de emitir un documento. "Acabamos de abrir" no crea una excepción. Prepare el canal de documentos antes de vender.
¿Empezar con Excel es un error?
Puede funcionar temporalmente con un volumen muy bajo; en cuanto se juntan cuentas corrientes + stock + documentos electrónicos, deja de ser útil rápidamente. Consulte el artículo de Excel a un programa de contabilidad para conocer las señales de transición.
¿Libro de registros o libro electrónico, cuál me corresponde?
Depende del tipo de negocio, el método y los umbrales. Su asesor fiscal debe aclarar esto al momento de la apertura; usted se encarga de establecer la rutina de contabilidad previa diaria.
¿Cómo se registra el stock inicial?
Inventario de apertura + documentos de compra. Empezar con "mercancía que tengo a mano" sin factura aumenta las diferencias en futuros recuentos.
En resumen: la contabilidad de la apertura no empieza cuando terminan los trámites, sino antes de la primera venta. Complete la lista en el primer mes para que no sea un caos que deba repararse seis meses después.
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Este artículo tiene fines puramente informativos. Las obligaciones fiscales, los requisitos de documentos electrónicos y los métodos de libros contables varían según el periodo y la empresa; consulte a su asesor fiscal para su situación particular.
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