e-Arşiv Fatura Sorgulama ve Kaybolan Faturayı Bulma

Müşteri arıyor: "Geçen ayki faturayı bulamıyorum, tekrar gönderir misiniz?" Ya da mali müşaviriniz istiyor: "Mart ayındaki şu faturanın PDF'i lazım."

Basit bir talep. Ama belgeleriniz dağınıksa bu basit talep yarım saatinizi yer.

Belge kaybolmaz, siz kaybedersiniz

Önce rahatlatıcı kısım: kestiğiniz e-arşiv fatura hiçbir yere gitmez. GİB'e raporlanmıştır ve kayıtlıdır. Entegratör kullanıyorsanız onun sisteminde de durur.

Kaybolan şey belge değil, ona ulaşma yolunuz. Faturayı hangi kanaldan kestiğinizi hatırlamıyorsanız ya da müşteri adını yanlış yazdıysanız arama uzar.

Nereden sorgulanır?

Sıralama önemli. Programınızda bulabiliyorsanız orada durun — çünkü orada belge yalnız başına değil, hangi müşteriye ait olduğu ve tahsil edilip edilmediğiyle birlikte görünür.

Arama yaparken hangi bilgiyle başlamalı?

En güvenilirden en zayıfa doğru:

• Belge numarası (ETTN veya fatura no). Tek sonuç verir. Müşteri elindeki çıktıdan okuyabilir.
• Vergi numarası + tarih aralığı. Neredeyse her zaman işe yarar. Unvan yazımından bağımsızdır.
• Tutar + tarih aralığı. Yakın tutarlar varsa birden çok sonuç gelir ama listeyi hızla daraltır.
• Müşteri unvanı. En zayıfı. "Ltd. Şti." mi "LTD ŞTİ" mi yazdığınız sonucu değiştirir.

Müşteriyle telefondayken en pratik soru şu: "Elinizdeki çıktının sağ üstündeki numarayı okur musunuz?" Bu, aramayı saniyelere indirir.

Müşteri faturayı almadıysa

e-Arşiv fatura genellikle e-posta ile iletilir ve e-postanın kaybolması olağandır: spam klasörü, dolu posta kutusu, yanlış yazılmış adres.

Yapılacak sıra:

• Cari kartındaki e-posta adresini kontrol edin — hata çoğu zaman burada.
• Spam klasörüne bakmasını isteyin.
• Belgeyi yeniden gönderin; belge yeniden düzenlenmez, aynı belge tekrar iletilir.
• Gerekirse PDF çıktısını doğrudan siz iletin.

Önemli: yeniden göndermek yeni fatura kesmek değildir. "Ulaşmamış, bir daha keseyim" demek çift fatura yaratır ve iptal gerektirir. Bu tuzağı iptal süresi yazımızda anlattık.

Aramayı gereksiz kılan düzen

İyi bir arşiv düzeninde "faturayı bulma" diye bir iş yoktur; müşteriye tıklarsınız, tüm belgeleri karşınızdadır.

Bunu sağlayan üç alışkanlık:

• Her belge bir cariye bağlı olsun. "Muhtelif müşteri" gibi toplu kartlar, sonradan aramayı imkânsız kılar.
• Belgeler tek yerde dursun. Bir kısmı entegratörde, bir kısmı e-postada, bir kısmı masaüstünde duruyorsa hangisinde arayacağınızı hatırlamak zorunda kalırsınız.
• Yedeğiniz olsun. Entegratör değişikliği veya sözleşme bitişi, geçmiş belgelere erişiminizi etkileyebilir. Saklama yükümlülüğü ise devam eder — süreleri saklama yazımızda anlattık.

Qolay.App'te belgeler cari kartına bağlı durur ve Dosya Yönetimi ile birlikte yedeklenebilir; her yeni firmada 512 MB ücretsiz saklama alanı bulunur. Düzeni dosya yönetimi yazımızda anlattık.

Mali müşavir istediğinde

Ay sonlarında en sık duyulan cümle: "Şu üç faturanın kopyasını gönderir misin?"

Bu talebin tekrar etmesi genelde bir işaret: mali müşaviriniz belgelerinize erişemiyor demektir. Kalıcı çözüm, her ay tek tek belge göndermek yerine dönem raporunu ve belge listesini bir arada iletebileceğiniz bir düzen kurmaktır. Böylece talep ayda bir defadan üçe çıkmaz.

Sık sorulanlar

Kaç yıl geriye dönük fatura sorgulayabilirim?

Saklama yükümlülüğü süresi boyunca belgelere erişebilir olmanız gerekir. Kanalın kendi arşiv süresi bundan kısa olabilir; kendi yedeğinizi tutmanız bu yüzden önemlidir.

Müşteri faturayı gördüğünü nasıl doğrularım?

e-Arşivde e-fatura gibi bir kabul-ret akışı yoktur. E-posta iletim kaydı ve gönderim logu dışında sistemsel bir okundu bilgisi bulunmaz.

Faturayı bulamıyorum, kesilmemiş olabilir mi?

Mümkündür. Satış kaydı var ama belge yoksa, faturalandırılmamış bir işlemle karşı karşıyasınız demektir. Dönem kapanmadan bu boşluğu kapatın.

Çıktı üzerindeki karekod ne işe yarar?

Belgenin doğrulanmasını sağlar. Müşteri elindeki çıktının geçerliliğini bu yolla kontrol edebilir.

Özetle: belge kaybolmaz, düzen kaybolur. Her faturayı bir cariye bağlayıp tek yerde tutarsanız, "faturayı bulma" işi hayatınızdan çıkar.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açarak belgelerinizi cari bazında arayabilir, yeniden gönderebilir ve yedekleyebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Saklama süreleri ve erişim yükümlülükleri için mali müşavirinize danışın; resmî kaynak GİB'dir.