Proforma Fatura Nedir, Necə Hazırlanır?

Proforma faktura adında "faktura" sözü keçdiyi üçün daim səhv başa düşülür. Əslində bu, faktura deyil, rəsmi görünüşlü bir təklifdir.

Mühasibat uçotu yaratmır, ƏDV tətbiq etmir, xərc kimi göstərilə bilməz. Buna baxmayaraq, ixracatda və korporativ satışlarda əvəzolunmazdır.

Nə işə yarayır?

Proforma alıcıya "bu işi bu şərtlərlə, bu qiymətə yerinə yetirirəm" deməyin sənədləşdirilmiş formasıdır. Üç yerdə işə yarayır:

Ödənişdən əvvəl. Əvvəlcədən ödənişlə işləyən sahələrdə alıcı köçürməni həyata keçirmək üçün sənəd tələb edir. Mal hələ təslim edilmədiyi üçün faktura verilə bilməz; proforma bu boşluğu doldurur.

İxracatda. Xaricdəki alıcı idxal icazəsi, akkreditiv açılışı və ya öz gömrük əməliyyatları üçün proforma tələb edir.

Korporativ təsdiq proseslərində. Böyük şirkətlərdə satınalma təsdiqi məbləği yazılmış bir sənədə əsaslanır. Proforma bu təsdiqi işə salır.

Nələri ehtiva etməlidir?

Məcburi bir formatı yoxdur, lakin natamam proforma sonradan mübahisələrə səbəb olur. Aşağıdakılar mütləq olmalıdır:

Sənədin adı. Üzərində açıq şəkildə "Proforma Faktura" yazılmalı və maliyyə dəyərinin olmadığı qeyd edilməlidir. Əks halda, alıcı bunu əsl faktura hesab edib uçotuna ala bilər.

Tərəflər və tarix. Satıcı və alıcı məlumatları, tərtibat tarixi və sənəd nömrəsi.

Maddələr. Məhsul/xidmət təsviri, miqdar, vahid qiyməti, valyuta və ümumi məbləğ.

Etibarlılıq müddəti. Ən çox unudulan sahə. Məzənnələrin və xərclərin dəyişdiyi dövrdə müddətsiz təklif vermək, üç ay sonra zərərlə satış etmək deməkdir.

Ödəniş və çatdırılma şərtləri. Ödəniş müddəti, ödəniş üsulu, çatdırılma yeri. İxracatda əlavə olaraq çatdırılma forması (Incoterms) və mənşə məlumatı.

Proformadan fakturaya keçid

Alıcı qəbul etdikdə və çatdırılma həyata keçirildikdə əsas faktura tərtib olunur. Buradakı ən geniş yayılmış səhv proformadakı məlumatların fakturaya əllə yenidən yazılmasıdır: bir maddə unudulur, bir qiymət dəyişir, məbləğlər üst-üstə düşmür.

Doğru axın proformanı hazırladığınız yerdə saxlamaq və fakturaya çevirməkdir. Beləliklə, maddələr, qiymətlər və müştəri məlumatları eynilə köçürülür; yeganə dəyişən sənəd növü olur.

Xarici valyuta ilə olan proformalarda əlavə bir məqam da var: faktura tarix məzənnəsi ilə ödəniş tarixi məzənnəsi fərqli ola bilər. Bu fərqin necə sənədləşdirildiyini məzənnə fərqi fakturası məqaləsində izah etdik.

Görünüş önəmlidirmi?

Proforma əksər hallarda müştərinin biznesinizdən aldığı ilk yazılı sənəddir. Word-də pozulmuş cədvəl ilə loqolu, səliqəli bir PDF arasındakı fərq peşəkarlıq algısına birbaşa təsir edir.

Sənəd çıxışlarını brendinizə uyğun hala gətirməyi çap şablonunun fərdiləşdirilməsi məqaləsində nəzərdən keçirmişik.

Standart qeydlərinizi (bank məlumatları, etibarlılıq müddəti, geri qaytarılma şərtləri) hər sənədə əllə yazmaq əvəzinə şablona bağlaya bilərsiniz; açıqlama şablonları məqaləsi bunu izah edir.

Tez-tez verilən suallar

Proforma faktura ilə ödəniş ala bilərəmmi?

Bəli, alıcı proformaya əsasən ödəniş edə bilər. Lakin ödənişdən sonra əsl fakturanı tərtib etməlisiniz; proforma onun əvəzini vermir.

Proformada ƏDV göstərməliyəmmi?

Daxili satışlarda göstərmək alıcının ümumi xərci görməsini təmin edir. İxracatda isə ƏDV-siz tərtib edilir.

Proforma nömrəsi faktura nömrəsi ilə eyni seriyanımı istifadə edir?

Xeyr, ayrı saxlayın. Rəsmi faktura seriyası ilə qarışdırmaq izlənməni çətinləşdirir.

Alıcı proformanı xərc kimi göstərə bilrmi?

Xeyr. Proforma maliyyə sənədi deyil; xərc uçotu üçün əsl faktura tələb olunur.

Proforma satışın ən başlanğıc addımıdır. Düzgün hazırlandıqda həm işi bağlamaq şansınızı, həm də sonrakı faktura prosesinizi asanlaşdırır.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq sənəd proseslərinizi tək bir yerdən idarə edə bilərsiniz.