Fayl İdarəetməsi və E-Sənəd Ehtiyat Nüsxəsi

Müştəri zəng edib soruşur: "Keçən il imzaladığımız müqaviləni göndərə bilərsinizmi?"

Növbəti iyirmi dəqiqə iş masası qovluqlarında, e-poçt arxivində və WhatsApp yazışmalarında keçir. Sənəd sonda tapılır — amma bu, hər dəfə təkrarlanır.

Problemi saxlamaq deyil, əlaqələndirməkdir

Fayllarınız əslində itməyib; haradasa dururlar. Problem hansı sənədin hansı işə aid olduğunun qeyd edilməməsidir.

Bulud yaddaşı bunu təkbaşına həll etmir. Qovluq strukturunuz nə qədər səliqəli olsa da, bir fakturaya aid təhvil-təslim aktını tapmaq üçün yenə də xatırlamağa məcbur olursunuz.

Həll sənədi qeydin yanında saxlamaqdır: müqavilə kontragent kartında, təhvil-təslim aktı müvafiq fakturada, qəbz xərc qeydində.

Nəyi saxlamağa dəyər?

• Müqavilələr və təkliflər. Mübahisə yarandıqda ilk axtarılan sənəd.
• Xərc qəbzləri. Termal qəbz kağızı zamanla solur; rəqəmsal surəti qalıcı olur.
• e-Sənəd ehtiyat nüsxələri (arxivləri). İnteqrator qeydi ayrı yerdə saxlasa da, öz surətinizi əldə saxlamaq inteqratoru dəyişdiyiniz zaman işinizi xilas edir.
• Bank çıxarışları və bazar yeri ödəniş hesabatları. Üzləşmə zamanı ən çox axtarılan fayllar.
• Təhvil-təslim aktları, qaimə şəkilləri. Çatdırılma mübahisələrinə son qoyan sənədlər.

Kvota: 512 MB ilə başlayır

Fayl İdarəetməsi ayrıca satılan modul deyil, plana daxildir. Pulsuz planda hər şirkət üçün 512 MB yer verilir.

512 MB az görünə bilər, lakin PDF və sıxışdırılmış fotolar nəzərə alındıqda minlərlə sənəd deməkdir. Yaddaşı sürətlə dolduran şey adətən sondan yüklənən yüksək özünürlüklü fotolar olur.

Standart planda sahə 10 GB-a yüksəlir; ehtiyac olduqda Market vasitəsilə əlavə GB də almaq mümkündür. Plan müqayisəsi pulsuz ön mühasibatlıq məqaləsində.

Arxivi faydalı saxlamaq

• Sənədi müvafiq qeydə bağlayın. Ümumi qovluğa atmaq iş masasına atmaqla eyni nəticəni verir.
• Fayl adını mənalı yazın. "IMG_20260715_112233.jpg" heç bir işə yaramır.
• Şəkilləri məqbul ölçüdə yükləyin. Qəbzin oxuna bilməsi üçün 12 meqapiksel tələb olunmur.
• Yükləməni dərhal edin. "Sonra yüklərəm" deyə kənara qoyulan sənəd qovluq xaosunun başlandığı yerdir.

Tez-tez verilən suallar

Mobildən yükləyə bilərəmmi?

Bəli. Sahədə olarkən çəkdiyiniz sənəd şəklini birbaşa yükləyə bilərsiniz. Xərc qəbzləri üçün qəbz skan etmə həm şəkli saxlayır, həm də xərc qeydini hazırlayır.

Fayl yüklənmirsə nəyi yoxlamalıyam?

Ardıcıllıqla: fayl ölçüsü, fayl formatı, qalan kvota və sistemdə açıq olan sessiyanız.

Bu, qanuni saxlama öhdəliyini ödəyirmi?

Sənəd saxlama öhdəliyinizin əhatə dairəsi və rəqəmsal surətin kifayət qədər olması üçün maliyyə müşavirinizlə məsləhətləşin. Buradakı arxiv sizin çıxış və səliqə ehtiyacınızı həll edir.

İki firmam var, yaddaş ortaqdırmı?

Kvota hər firma üçün ayrıca müəyyən edilir. Çoxlu firma idarəetməsi məqaləsində bu fərqi izah etmişik.

Sənəd arxivinin dəyəri nə qədər saxladığınızda deyil, axtardığınızı nə qədər müddətdə tapdığınızda üzə çıxır. Qeydlə birlikdə duran sənəd ümumiyyətlə axtarılmır belə.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq ilk müqavilənizi müvafiq kontragent kartına əlavə edə bilərsiniz.