E-Sənəd Saxlama Öhdəliyi və Müddətləri

E-qaiməyə keçən müəssisələrin əksəriyyətində ümumi bir rahatlıq var: "Artıq qovluq saxlamırıq, hər şey sistemdədir."

Qismən düzgündür. Lakin saxlama öhdəliyi ortadan qalxmadı — sadəcə forma dəyişdi. Və məsuliyyət hələ də sizin üzərinizdədir.

Neçə il saxlanmalıdır?

Vergi qanunvericiliyi baxımından dəftər və sənədlərin aid olduqları ili izləyən təqvim ilindən etibarən beş il saxlanılması tələb olunur.

Ancaq yeganə müddət bundan ibarət deyil. Ticarət Qanunu kommersiya dəftərləri və sənədləri üçün on illik saxlama öhdəliyi nəzərdə tutur. Yəni vergi tərəfi üçün beş il kifayət etdiyi görünsə də, ticari mübahisələr baxımından on il əsas götürülür.

Praktik yanaşma: uzun olanı əsas götürün. Saxlama xərci, on il sonra hər hansı bir sənədi tapa bilməməyin xərci ilə müqayisədə əhəmiyyətsiz qalır.

PDF saxlamaq niyə kifayət etmir?

E-qaimənin əsli PDF deyil, XML faylıdır. PDF həmin sənədin insan tərəfindən oxuna bilən görünüşüdür.

Sənədin hüquqi qüvvəsini təmin edən maliyyə möhürü/e-imza XML-in içində yerləşir. PDF çıxışında bu imza yoxdur; buna görə də PDF təkbaşına sənədin əslini əvəz etmir.

Yoxlama zamanı XML tələb oluna bilər. "Məndə PDF-ləri var" demək kağız dövründə "surəti var" deməyə bənzəyir.

O səbəbdən həm göndərdiyiniz, həm də aldığınız sənədlərin XML fayllarını endirib saxlayın.

İnteqrator dəyişdirildikdə nə baş verir?

Bu, gec fərqinə varılan bir riskdir. Xüsusi inteqratorunuzu dəyişdirdiyiniz zaman keçmiş sənədlərinizə girişinizdə fasilələr yarana bilər. Köhnə təchizatçı müqavilə bitdikdən sonra məhdudiyyətsiz giriş təmin etmək məcburiyyətində deyil.

Saxlama öhdəliyi isə vergi ödəyicisində qalmağa davam edir. Yəni sənədlərə çata bilməməyiniz bəhanə sayılmır.

Buna görə də inteqratoru dəyişdirməzdən əvvəl bütün sənədlərin XML arxivini endirmək vacibdir. İnteqrator seçimi yazımızda bu mövzuya ayrıca toxunmuşuq.

Həmçinin GİB-in saxlama xidməti göstərən qurumlar üçün ayrıca icazə mexanizmi mövcuddur; təchizatçınızın bu çərçivəyə daxil olub-olmadığını soruşa bilərsiniz.

Yalnız e-sənəd deyil

Saxlama öhdəliyi təkcə qaimə ilə məhdudlaşmır. Müqavilələr, bank qəbzləri, xərc çekləri, gömrük sənədləri, üzləşmə yazışmaları — hamısı hər hansı bir mübahisə və ya yoxlama zamanı tələb oluna bilər.

Bunları müvafiq qeydlərlə birlikdə saxlamaq qovluq mantığına nisbətən qat-qat daha funksionaldır. Bir qaiməni açdığınız zaman onun müqaviləsini və qəbzini də görə bilirsinizsə, axtarış müddəti sıfıra enir.

Qolay.App tərəfində fayl idarəetməsi məhz bu məntiqlə işləyir; təfərrüatlarını fayl idarəetməsi və e-sənəd ehtiyat nüsxəsi yazımızda izah etmişik.

Tez-tez verilən suallar

Sənədləri öz kompüterimdə saxlaya bilərəmmi?

Elektron mühitdə saxlama üçün müəyyən texniki şərtlər tələb olunur. Tək nüsxənin bir kompüterdə qalması disk nasazlığı zamanı hər şeyi itirmək deməkdir; ən azı iki ayrı yerdə nüsxə saxlayın.

Aldığım qaimələri də saxlamalıyammı?

Bəli. Xərc və ƏDV-nin əvəzləşdirilməsi hüquqlarınızın əsası bu sənədlərdir. Gələn e-qaimələrin də XML fayllarını arxivləşdirin.

Kağız qaimələrimi məhv edə bilərəmmi?

Saxlama müddəti bitmədən onları məhv etməyin. E-sənədə keçmiş olmağınız keçmiş dövrün kağız sənədlərinə şamil edilmir.

Şirkəti bağlasam, sənədlər necə olacaq?

Saxlama öhdəliyi şirkətin bağlanması ilə başa çatmır. Ləğvetmədən sonra da müvafiq müddətlər ərzində sənədlərin qorunub saxlanılması tələb olunur.

E-sənəd arxivi aradan qaldırmır, onu daşınabilən hala gətirir. Məsuliyyətin kimdə olduğunu bilmək beş il sonra rahat olmağınızı təmin edir.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq sənədlərinizi qeydləri ilə birlikdə saxlaya bilərsiniz.