Bulud, yoxsa Masaüstü? Mühasibat Proqramında Seçim

Mühasibat proqramı seçərkən əksər Kiçik və Orta Bizneslər (KOB) əvvəlcə ekran görüntüsünə və qiymətə baxırlar. Əsl fərq isə daha sadədir: məlumat harada yerləşir, ona kim daxil olur, ehtiyat nüsxəni kim qoruyur.

Bulud (onlayn) sistemi ilə masaüstü proqram arasındakı fərq funksiyalar siyahısından çox, biznesin gündəlik iş rejimini dəyişir. Bu məqalədə hər iki modeli giriş, ehtiyat nüsxə, yenilənmə və ümumi xərclər baxımından müqayisə edirik.

İki model nə deməkdir

• Masaüstü. Proqram kompüterə quraşdırılır; məlumat faylı həmin maşında və ya ofisdəki yerli serverdə qalır. İnternet olmadan da işləmək mümkündür.
• Bulud. Proqrama brauzer və ya tətbiq vasitəsilə daxil olursunuz; məlumatlar xidmət təminatçısının serverlərində saxlanılır. İnternet tələb olunur; istənilən yerdən daxil olmaq mümkündür.

Hər ikisi də qanuni sənədlər yarada bilər. Fərq gündəlik istifadə və riskin kimdə cəmləşməsidir — "hansı daha müasir" sualı deyil.

Giriş və komanda işi

Masaüstü proqramlarda ikinci istifadəçi adətən uzaqdan masaüstü, daşıyıcı USB və ya "axşam otaqda baxaram" deməkdir. Eyni faylı iki nəfərin açması zamanı faylın zədələnməsi riski klassik bir hekayədir.

Bulud sistemində isə maliyyə müşaviri, səhra satıcısı və ofis işçisi eyni qeydə (səlahiyyətlərə uyğun olaraq) baxa bilərlər. Faktura kəsmək, ödəniş daxil etmək və ya qəbz yükləmək üçün mütləq ofisə qayıtmaq məcburiyyətində qalmırsınız. Mobil olaraq sahədə ilkin mühasibatlıq yazımızda bu iş rejimindən bəhs etmişik.

Ehtiyat nüsxə kimdə saxlanılır

Masaüstü proqramlarda ehtiyat nüsxə (bэkap) sizin işinizdir. Disk sıradan çıxarsa, kompüter oğurlanarsa və ya fayl səhvən silinərsə, itki tamamilə sizin məsuliyyətinizdədir. "Hər cümə günü ehtiyat nüsxə alıram" demək, onun həqiqətən alınıb-alınmadığını və başqa yerdə saxlanılıb-saxlanılmadığını yoxlamağı tələb edir.

Bulud sistemində infrastrukturun ehtiyat nüsxəsi təminatçı tərəfindən qorunur, lakin siz yenə də məlumatların ixracını və şəxsi arxivinizi unutmamalısınız. Xüsusilə e-sənəd XML fayllarını öz tərəfinizdə də saxlamaq yaxşı təcrübədir. E-sənəd ehtiyat nüsxələrinin saxlanması və Fərdi məlumatların qorunması / məlumat təhlükəsizliyi yazılarımızda bu mövzuya toxunmuşuq.

Yeniləmələr, e-sənədlər və qanunvericilik

Elektron qaimə, e-arxiv və digər rəsmi dəyişikliklər tez-tez baş verir. Masaüstü proqramlarda yeniləmə paketlərini quraşdırmaq, versiya uyğunsuzluqları və "bu yeniləmə olmadan sənəd kəsə bilmirəm" panikası hələ də geniş yayılıb.

Bulud sistemində yeniləmələr mərkəzi şəkildə həyata keçirilir; yeni versiyanı tək-tək yükləməyə ehtiyac qalmır. Digər tərəfdən, internet kəsintisi və ya yavaşlaması olduqda ofis proqramındakı kimi "lokal olaraq davam et" seçeneği olmaya bilər — bu tarazlıq (trade-off) öncədən nəzərə alınmalıdır.

Xərcləri necə hesablamalı

Masaüstü lisenziyası "bir dəfə ödədim bitdi" kimi görünə bilər, lakin onun üzərinə server, ehtiyat nüsxə diski, İT dəstəyi və yeniləmə xərcləri əlavə olunur. Bulud sistemində isə abunəlik mövcuddur, lakin quraşdırma və ehtiyat nüsxə yükü ortadan qalxır.

Müqayisəni üç illik ümumi xərclə aparın: lisenziya + avadanlıq + ehtiyat nüsxə + kəsinti riski + istifadəçi sayı. Çoxlu funksiyaları olan proqram mütləq sizin üçün doğru proqram demək deyil. İlkin mühasibatlıq proqramının seçilmə meyarları siyahısında verilməli olan sualları sıralamışıq.

Hansı sizə uyğundur

• Masaüstü daha məntiqli ola bilər: İnternetin zəif və ya etibarsız olduğu sahələr, tamamilə lokal məlumat tələbi, onsuz da idarə olunan server infrastrukturu mövcud olduqda.
• Bulud daha məntiqli ola bilər: Birdən çox istifadəçi və məkan, maliyyə müşaviri ilə məlumat paylaşımı, səhra / mobil istifadə, e-sənəd və inteqrator axınlarını tək yerdən idarə etmək istədikdə.

Bir çox kiçik biznes üçün qərar nöqtəsi "ofis xaricindən baxa bilmək" və "ehtiyat nüsxənin unudulmaması"dır. Əgər bu iki tələbat üstünlük təşkil edirsə, bulud modeli praktiki olaraq önə çıxır.

Tez-tez verilən suallar

Buluddakı məlumatlar mənə məxsusdurmu?

Bəli; məlumatlar sizin biznesinizə məxsusdur. Müqavilədə ixrac, hesabatların bağlanması və saxlama müddətlərini diqqətlə oxuyun. Demo zamanı "məlumatı necə yükləyə bilərəm?" deyə soruşun.

İnternet kəsildikdə nə baş verir?

Bulud sistemində həmin an qeyd daxil edə bilməzsiniz. Kritik satış anları üçün mobil internet ehtiyat xəttini və ya qısamüddətli oflayn qeyd + sonradan qeyd edilməsi planını düşünün. Masaüstündə isə ofis xaricindən giriş problemi yaşanır.

Maliyyə müşavirim masaüstü proqram istifadə edir, mən bulud sisteminə keçə bilərəmmi?

Bəli. Siz ilkin mühasibatlığı buludda saxlayır, dövr üzrə məlumatları müşavirinizə ötürürsünüz. Mühasibatlıq və ilkin mühasibatlıq arasındakı fərq yazımızda rolların bölgüsünü izah etmişik.

Keçid zamanı məlumatlaritkisi olurmu?

Düzgün planlaşdırılmasa, bəli. Başlanğıc qalıqları, kontragent və anbar kartları ardıcıl olaraq köçürülməlidir. Excel-dən keçid yazısındakı ardıcıllıq mantığı masaüstündən buluda keçərkən də işinizə yarayacaq.

Xülasə: seçim "gözəl interfeys" deyil; giriş, ehtiyat nüsxə və yeniləmə yükünün kimin üzərində olacağıdır. Kiçik komandası və e-sənəd yükü olan müəssisələr üçün bulud modeli çox vaxt daha az sürpriz yaradır.

Qolay.App-də pulsuz hesab açaraq bulud ilkin mühasibatlığı öz məlumatlarınızla sınaqdan keçirə bilərsiniz.

Bu məqalə ümumi məlumatlandırma məqsədi daşıyır. Proqram təminatının seçilməsi və məlumatların saxlanılması öhdəlikləri şirkətinizdən asılı olaraq dəyişir; müqavilə və fərdi məlumatların qorunması məsələləri üçün lazım gələrsə mütəxəssisinizə müraciət edin.