Hoe maak je stap voor stap een e-factuur? (GİB en Integrator Methoden)
De e-factuur, die een onmisbaar onderdeel van het zakenleven is geworden in de digitaliserende wereld, is nu een noodzaak, niet alleen voor grote bedrijven, maar voor een breed scala van entiteiten, van MKB's tot freelancers. Als u nieuw bent in de wereld van e-facturering of uw huidige proces efficiënter wilt maken, bent u waarschijnlijk op zoek naar het antwoord op "hoe maak je een e-factuur?". Maak u geen zorgen, dit proces is niet zo ingewikkeld als het lijkt. In deze uitgebreide gids leggen we alles uit wat u moet weten over het maken van e-facturen, vanaf de voorbereidingsfase, stap voor stap via de twee meest gangbare methoden: het GİB Portaal en Private Integrator platforms.
Voordat u begint: Noodzakelijke voorbereidingen voor de overstap naar e-facturering
Er zijn drie fundamentele stappen die u moet voltooien voordat u kunt beginnen met het maken van e-facturen:
1. Een e-factuur belastingplichtige worden: Het is verplicht voor bedrijven die een bepaalde omzetlimiet overschrijden (deze limieten worden jaarlijks bijgewerkt) of in specifieke sectoren actief zijn, om over te stappen op e-facturering. U kunt ook vrijwillig deelnemen aan dit systeem.
2. Een fiscaal zegel of e-handtekening verkrijgen: Een e-factuur wordt wettelijk gevalideerd met een digitale handtekening die uw natte handtekening vervangt. Een fiscaal zegel is vereist for rechtspersonen zoals BV's en NV's. Een e-handtekening is vereist for eenmanszaken en individuele ondernemers.
3. Aanvragen bij de Belastingdienst (GİB): Nadat u uw fiscaal zegel of e-handtekening hebt ontvangen, moet u uw aanvraag voltooien via het e-factuur aanvraagportaal van de GİB.
Methode 1: Stap voor stap een e-factuur maken via het GİB Portaal
Het GİB Portaal is een gratis e-factuurplatform van de overheid. Het kan een startpunt zijn, vooral voor bedrijven met zeer lage factuurvolumes.
Voordelen: Volledig gratis.
Nadelen: Vereist handmatige verwerking, technische infrastructuurproblemen (zoals Java-installatie) kunnen optreden, de gebruikersinterface is complex en de verantwoordelijkheid voor het 10 jaar lang bewaren en archiveren van uw facturen ligt volledig bij u.
Stappen om een factuur te maken op het GİB Portaal:
1. Inloggen op het portaal: Sluit uw fiscale zegel- of e-handtekeningkaart aan op uw computer en log in met uw wachtwoord.
2. Module selecteren: Klik op "Factuur maken".
3. Ontvangerinformatie invoeren: Voer het BSN (VKN) of T.C. Identificatienummer (TCKN) van de persoon of instelling in.
4. Factuurgegevens invullen: Voer basisinformatie in zoals de factuurdatum en het nummer.
5. Goederen/diensten informatie toevoegen: Voeg de naam van het product of de dienst, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en het btw-tarief toe.
6. Factuurtype selecteren: Kies tussen "Basis factuur" (ontvanger kan niet weigeren) of "Commerciële factuur" (ontvanger kan binnen 8 dagen accepteren, weigeren of retourneren).
7. Maken en ondertekenen: Na controle van alle informatie, klik op "Maken" en vervolgens op "Ondertekenen" met uw wachtwoord voor het fiscale zegel/de e-handtekening.
Methode 2: Stap voor stap een e-factuur maken met een Private Integrator (De "makkelijkste" manier)
Private integrators zijn tussenpersonen die u een veel modernere, snellere en gebruiksvriendelijkere factureringservaring bieden met behulp van de infrastructuur van de GİB. Platforms zoals Qolay.App vallen in deze categorie.
Voordelen: Extreem gemakkelijk en snel, vereist geen technische kennis, uw facturen worden automatisch 10 jaar lang wettelijk gearchiveerd, biedt extra functies zoals voorbereidende boekhouding en biedt technische ondersteuning.
Nadelen: Er is meestal een maandelijkse/jaarlijkse servicevergoeding.
Stappen om een factuur te maken met een integrator zoals Qolay.App:
1. Inloggen op het platform: Log in met uw unieke gebruikersnaam en wachtwoord.
2. Nieuwe factuur maken: Klik op de knop "Nieuwe factuur" in het menu "Verkoop".
3. Klant selecteren: Kies een opgeslagen klant uit uw lijst of voer nieuwe klantinformatie in.
4. Product/dienst toevoegen: Selecteer een opgeslagen product/dienst of voer een nieuw item in. Alle berekeningen worden automatisch uitgevoerd.
5. Klik op "Verzenden" en u bent klaar!: Na controle van de factuur hoeft u alleen maar op de knop "Verzenden" te klikken. Alle technische processen zoals ondertekenen, verzenden naar de GİB en archiveren worden voor u op de achtergrond in seconden afgehandeld.
Conclusie: Maak u geen zorgen over factureren, focus op uw bedrijf
Zoals u ziet, verandert het antwoord op "hoe maak je een e-factuur?" afhankelijk van de weg die u kiest. Hoewel het GİB Portaal een kosteloze oplossing biedt, kan het een aanzienlijke last vormen voor moderne bedrijven in termen van tijd en operationele efficiëntie. Als u gelooft dat voor uw bedrijf tijd waardevoller is dan geld, transformeert het werken met een private integrator zoals Qolay.App het factureringsproces van een karwei naar een onzichtbaar en naadloos onderdeel van uw workflow.