چگونه گام به گام فاکتور الکترونیکی صادر کنیم؟ (روشهای پورتال GİB و یکپارچهساز)
فاکتور الکترونیکی که به بخشی جداییناپذیر از زندگی تجاری در دنیای دیجیتالی تبدیل شده است، اکنون نه تنها برای شرکتهای بزرگ بلکه برای طیف وسیعی از شرکتهای کوچک و متوسط تا فریلنسرها یک ضرورت است. اگر شما نیز به تازگی وارد دنیای فاکتورهای الکترونیکی شدهاید یا میخواهید فرآیند فعلی خود را کارآمدتر کنید، به دنبال پاسخ سوال "چگونه فاکتور الکترونیکی صادر کنیم؟" هستید. نگران نباشید، این فرآیند به آن پیچیدگی که به نظر میرسد نیست. در این راهنمای جامع، همه چیزهایی را که برای صدور فاکتور الکترونیکی باید بدانید، از مرحله آمادهسازی شروع کرده و گام به گام از طریق دو روش متداولتر: پورتال GİB و پلتفرمهای یکپارچهساز خصوصی، توضیح خواهیم داد.
قبل از شروع: آمادگیهای لازم برای انتقال به فاکتور الکترونیکی
قبل از شروع به صدور فاکتور الکترونیکی، سه مرحله اساسی وجود دارد که باید آنها را تکمیل کنید:
۱. مؤدی فاکتور الکترونیکی شدن: برای کسبوکارهایی که از یک حد معین گردش مالی فراتر میروند (این محدودیتها سالانه بهروز میشوند) یا در بخشهای خاصی فعالیت میکنند، انتقال به فاکتور الکترونیکی اجباری است. شما همچنین میتوانید به صورت داوطلبانه به این سیستم بپیوندید.
۲. تهیه مهر مالی یا امضای الکترونیکی: فاکتور الکترونیکی با یک امضای دیجیتالی که به طور قانونی جایگزین امضای دستی شما میشود، تأیید میشود. مهر مالی برای اشخاص حقوقی مانند شرکتهای با مسئولیت محدود و سهامی مورد نیاز است. امضای الکترونیکی برای شرکتهای انفرادی و کارآفرینان فردی مورد نیاز است.
۳. درخواست به اداره درآمد (GİB): پس از دریافت مهر مالی یا امضای الکترونیکی، باید درخواست خود را از طریق پورتال درخواست فاکتور الکترونیکی GİB تکمیل کنید.
روش ۱: صدور گام به گام فاکتور الکترونیکی از طریق پورتال GİB
پورتال GİB یک پلتفرم رایگان فاکتور الکترونیکی است که توسط دولت ارائه میشود. این میتواند یک نقطه شروع باشد، به خصوص برای کسبوکارهایی با حجم فاکتور بسیار کم.
مزایا: کاملاً رایگان است.
معایب: نیاز به پردازش دستی دارد، ممکن است مشکلات زیرساخت فنی (مانند نصب جاوا) رخ دهد، رابط کاربری پیچیده است و مسئولیت ذخیره و بایگانی فاکتورهای شما به مدت ۱۰ سال کاملاً بر عهده شماست.
مراحل صدور فاکتور در پورتال GİB:
۱. ورود به پورتال: کارت مهر مالی یا امضای الکترونیکی خود را به کامپیوتر متصل کرده و با رمز عبور خود وارد شوید.
۲. انتخاب ماژول: روی "ایجاد فاکتور" کلیک کنید.
۳. وارد کردن اطلاعات گیرنده: شماره شناسایی مالیاتی (VKN) یا شماره شناسایی T.C. (TCKN) شخص یا موسسه را وارد کنید.
۴. تکمیل اطلاعات فاکتور: اطلاعات اولیه مانند تاریخ و شماره فاکتور را وارد کنید.
۵. افزودن اطلاعات کالا/خدمات: نام محصول یا خدمات، مقدار، قیمت واحد و نرخ مالیات بر ارزش افزوده را اضافه کنید.
۶. انتخاب نوع فاکتور: بین "فاکتور پایه" (گیرنده نمیتواند رد کند) یا "فاکتور تجاری" (گیرنده میتواند ظرف ۸ روز آن را بپذیرد، رد کند یا برگرداند) انتخاب کنید.
۷. ایجاد و امضا: پس از بررسی تمام اطلاعات، روی "ایجاد" و سپس "امضا" با رمز مهر مالی/امضای الکترونیکی خود کلیک کنید.
روش ۲: صدور گام به گام فاکتور الکترونیکی با یکپارچهساز خصوصی (راه "آسان")
یکپارچهسازان خصوصی شرکتهای واسطهای هستند که با استفاده از زیرساخت GİB، تجربه صدور فاکتور بسیار مدرنتر، سریعتر و کاربرپسندتری را به شما ارائه میدهند. پلتفرمهایی مانند Qolay.App در این دسته قرار میگیرند.
مزایا: بسیار آسان و سریع، نیازی به دانش فنی ندارد، فاکتورهای شما به طور خودکار به مدت ۱۰ سال به صورت قانونی بایگانی میشوند، ویژگیهای اضافی مانند پیشحسابداری ارائه میدهد و پشتیبانی فنی دریافت میکنید.
معایب: معمولاً هزینه خدمات ماهانه/سالانه وجود دارد.
مراحل صدور فاکتور با یکپارچهسازی مانند Qolay.App:
۱. ورود به پلتفرم: با نام کاربری و رمز عبور منحصر به فرد خود وارد شوید.
۲. ایجاد فاکتور جدید: روی دکمه "فاکتور جدید" از منوی "فروش" کلیک کنید.
۳. انتخاب مشتری: یک مشتری ذخیره شده را از لیست خود انتخاب کنید یا اطلاعات مشتری جدید را وارد کنید.
۴. افزودن محصول/خدمت: یک محصول/خدمت ذخیره شده را انتخاب کنید یا یک مورد جدید وارد کنید. تمام محاسبات به صورت خودکار انجام میشود.
۵. روی "ارسال" کلیک کنید و تمام!: پس از بررسی فاکتور، فقط کافی است روی دکمه "ارسال" کلیک کنید. تمام فرآیندهای فنی مانند امضا، انتقال به GİB و بایگانی در پسزمینه در چند ثانیه برای شما انجام میشود.
نتیجهگیری: نگران صدور فاکتور نباشید، روی کسبوکار خود تمرکز کنید
همانطور که میبینید، پاسخ به سوال "چگونه فاکتور الکترونیکی صادر کنیم؟" بسته به مسیری که انتخاب میکنید تغییر میکند. اگرچه پورتال GİB یک راه حل بدون هزینه ارائه میدهد، اما میتواند از نظر زمان و کارایی عملیاتی برای کسبوکارهای مدرن بار سنگینی ایجاد کند. اگر معتقدید که برای کسبوکار شما، زمان با ارزشتر از پول است، کار با یکپارچهساز خصوصی مانند Qolay.App فرآیند صدور فاکتور را از یک کار طاقتفرسا به بخشی نامرئی و روان از گردش کار شما تبدیل میکند.